Checklist pour organiser une retraite aux flambeaux

Une retraite aux flambeaux demande plus qu’un itinéraire et des torches. Il faut sécuriser le parcours, prévenir les riverains, répartir les bénévoles et préparer un accueil fonctionnel avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers contrôles. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : éclairage de secours, extincteurs, inscriptions, boissons chaudes et installation du poste de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire
2 personnes
Faire les signalements nécessaires
Réserver le lieu de départ
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’assurance
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
Informer les riverains du parcours
Commander des torches et du matériel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les torches
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les flambeaux
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Allumer les torches en toute sécurité
5 personnes
Former le groupe
4 personnes
Encadrer le défilé
12 personnes
Occuper les points de circulation
6 personnes
Éteindre et collecter les flambeaux
5 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker les matériaux en toute sécurité
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Éclairage

Torchesqté 130
Supports de torchesqté 130
Fusées de réserveqté 15
Lanternesqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tentes de réceptionqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Seaux d’eau d’extinctionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 14
Gants de travailqté 20

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Lanternesqté 8

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Banderolesqté 3
Décoration de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer l’itinéraire, le lieu de départ et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour les signalements et l’information des riverains du parcours.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone : circulation, premiers secours, inscriptions et accompagnement du groupe. Pour une marche de nuit, les gilets réfléchissants et les talkies-walkies doivent être attribués avant le jour J.
Ne comptez pas uniquement sur les torches pour éclairer le site. Contrôlez les lanternes, les guirlandes LED, les rallonges et les multiprises, puis prévoyez des fusées de réserve et des solutions d’éclairage pour le départ et l’arrivée.
Préparez la sécurité incendie avant l’installation des tables. Placez les extincteurs et les seaux d’eau d’extinction à des endroits accessibles, et vérifiez que les torches peuvent être manipulées sans gêner le déplacement du groupe.
Organisez l’accueil séparément du parcours : table d’inscription, panneaux de direction, boissons froides, café, thé et en-cas. Faites un dernier contrôle des inscriptions, des besoins alimentaires et du matériel quelques heures avant le départ.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une retraite aux flambeaux ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de définir l’itinéraire, effectuer les signalements nécessaires, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et informer les riverains.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une retraite aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour les inscriptions, 2 personnes pour les premiers secours et plusieurs régulateurs répartis le long du parcours. Ajoutez 1 coordinateur avec talkie-walkie pour centraliser les décisions et les imprévus.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des torches ?: Prévoyez des torches contrôlées avant le départ, des fusées de réserve, des seaux d’eau d’extinction et des extincteurs accessibles. Faites un briefing de 10 à 15 minutes avec les bénévoles avant l’arrivée du public.
Quand installer les panneaux et les barrières du parcours ?: Installez les panneaux de direction et les barrières le jour même, avant l’accueil des participants et idéalement 1 à 2 heures avant le départ. Vérifiez ensuite chaque carrefour et le poste de premiers secours avec les responsables concernés.

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