Fakkelestafette organiseren: checklist en planning
Een fakkelestafette organiseren begint niet bij de fakkels, maar bij een veilige route en een haalbare wisselplanning. Leg datum, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen eerst vast; daarna volgen vergunningen, inschrijvingen en vrijwilligers. Plan per wisselpunt wie klaarstaat en hoe deelnemers elkaar aflossen. Controleer in de laatste week de weersverwachting, de definitieve deelnemerslijst en alle fakkelmaterialen, zodat je op de dag zelf niet nog hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Vergunningen aanvragen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Verkeersmaatregelen vastleggen
2 personen
Deelnemersinformatie opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Oversteekposten indelen
2 personen
Fakkeldragers indelen
2 personen
Wisselpunten vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting inplannen
Fakkels en brandstof bestellen
Verkeersborden regelen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten maken
2 personen
Vrijwilligersbriefing opstellen
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Bevestigingen versturen
Catering bestellen
Weersverwachting controleren
Fakkels en materialen inspecteren
2 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Routepakketten per post maken
3 personen
Fakkels veilig opslaan
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Event
Route uitzetten
6 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Fakkels controleren
3 personen
Fakkels per wisselpunt verdelen
3 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Startceremonie begeleiden
4 personen
Fakkel aansteken
2 personen
Estafette begeleiden
8 personen
Wisselpunten bemannen
12 personen
Verkeer begeleiden
8 personen
Deelnemers onderweg volgen
3 personen
Fakkels bijvullen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finish ontvangst begeleiden
4 personen
Fakkel doven
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
4 personen
Start- en finishterrein afbouwen
6 personen
Fakkels veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opslaan
2 personen
Deelnemersfoto's delen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Fakkelsaantal 30
- Fakkelhoudersaantal 12
- Reservefakkelsaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 30
- Startnummersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Routekaartenaantal 40
- Pionnenaantal 40
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Verkeersbordenaantal 20
- Routepijlenaantal 40
- Startlint
- Stempelkaartenaantal 150
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Hoofdlampenaantal 12
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Megafoonsaantal 4
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Startboog
- Welkomstbord
- Informatiebordenaantal 4
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 3
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Hittebestendige handschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag vergunningen en toestemming voor verkeersmaatregelen ruim vóór het evenement aan; houd minimaal 8 tot 12 weken aan als richttermijn voor een route over openbare wegen.
- Plan per wisselpunt minstens 2 personen: één voor de overdracht van de fakkel en één voor aanwijzingen of onverwachte situaties. Geef vrijwilligers vooraf een routekaart en portofoonnummer.
- Controleer fakkels, houders en reservefakkels uiterlijk 1 week vooraf. Test ook verlichting, megafoons, portofoons en de mobiele geluidsinstallatie voordat alles naar de startlocatie gaat.
- Maak de deelnemersinformatie concreet: vermeld starttijd, verzamelpunt, kledingadvies, wisselpunten en wat er gebeurt bij vertraging of slecht weer. Verstuur de definitieve bevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst afzethekken, verkeersborden en routepijlen, daarna inschrijftafel en deelnemersmaterialen. Laat de route vóór de start nog één keer volledig nalopen door de veiligheidsverantwoordelijke.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fakkelestafette organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open de inschrijving daarna uiterlijk 6 weken voor de start, zodat je vrijwilligers, fakkeldragers en wisselpunten op tijd kunt indelen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fakkelestafette?
- Reken per oversteekpost op minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start en finish, EHBO en routecoördinatie. Tel voor elk wisselpunt minstens 2 begeleiders op bij je basisbezetting.
- Wanneer moet ik de route van een fakkelestafette controleren?
- Controleer de route bij het vastleggen en opnieuw 1 week voor het evenement. Loop of fiets de route op de dag zelf nog na voordat deelnemers arriveren, met extra aandacht voor oversteekplaatsen, verlichting en tijdelijke obstakels.
- Hoeveel reservefakkels heb ik nodig?
- Houd minimaal 10 procent reserve aan bovenop het aantal geplande fakkeldragers, met ten minste 2 reservefakkels bij een kleine groep. Bewaar fakkels, brandstof en houders op één gecontroleerde uitgifteplek bij de start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!