LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Fackelstaffel organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fackelstaffel braucht mehr Vorbereitung als eine gewöhnliche Laufveranstaltung: Route, Übergabepunkte, offene Flammen und Verkehrswege müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielort fest und beantrage die nötigen Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Sicherheitskonzept und Material. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag ein – besonders Ersatzfackeln, Funkgeräte, Warnwesten und die Einteilung der Überquerungsstellen werden häufig zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    3 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Überquerungsstellen einteilen

    2 Personen

  • Fackelträger einteilen

    2 Personen

  • Wechselpunkte festlegen

    2 Personen

  • Ersthelferbesetzung einplanen

  • Fackeln und Brennstoff bestellen

  • Verkehrsschilder organisieren

  • Startnummern entwerfen

  • Wegkarten erstellen

    2 Personen

  • Freiwilligen-Briefing erstellen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Bestätigungen versenden

  • Catering bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Fackeln und Materialien inspizieren

    2 Personen

  • Startnummern und Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Routepakete per Post versenden

    3 Personen

  • Fackeln sicher lagern

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

Event

  • Route festlegen

    6 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    4 Personen

  • Start- und Zielbereich aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Fackeln kontrollieren

    3 Personen

  • Fackeln pro Wechselpunkt verteilen

    3 Personen

  • Freiwillige empfangen

    3 Personen

  • Volunteer-Briefing geben

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Eröffnungszeremonie begleiten

    4 Personen

  • Fackel anzünden

    2 Personen

  • Staffellauf begleiten

    8 Personen

  • Wechselpunkte besetzen

    12 Personen

  • Verkehr lenken

    8 Personen

  • Teilnehmende unterwegs verfolgen

    3 Personen

  • Fackeln nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Zieleinlauf betreuen

    4 Personen

  • Fackel löschen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Start- und Zielbereich abbauen

    6 Personen

  • Fackeln sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher lagern

    2 Personen

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Anmeldetisch
  • AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

  • FackelnAnz. 30
  • FackelhalterAnz. 12
  • ErsatzfackelnAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 30
  • StartnummernAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150
  • RoutenpläneAnz. 40
  • KegelAnz. 40
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • VerkehrsschilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 40
  • Startband
  • StempelkartenAnz. 150

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8
  • StirnlampenAnz. 12

Ausstattung

  • Mobile Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MegafoneAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Startbogen
  • Willkommensschild
  • InfotafelnAnz. 4

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 3
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Hitzebeständige HandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route spätestens mehrere Wochen vor dem Start auf dunkle Abschnitte, enge Stellen und sichere Übergänge. Teile jede Überquerungsstelle einer konkreten Person oder einem festen Helferteam zu.
  • Lege Wechselpunkte früh fest und erfasse, welcher Fackelträger welchen Abschnitt übernimmt. Eine übersichtliche Wegkarte verhindert am Veranstaltungstag Nachfragen und Verzögerungen.
  • Plane für jede eingesetzte Fackel Ersatzfackeln ein und inspiziere Fackeln, Halter und Brennstoff vor dem Einsatz. Bewahre das Reserve material an einem zentralen, schnell erreichbaren Punkt auf.
  • Erstelle die endgültige Teilnehmerliste nach Ende der Anmeldung und verschicke die Bestätigungen rechtzeitig. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht nur nach der erwarteten Gesamtzahl bestellt wird.
  • Führe vor dem Start ein kurzes Briefing für Freiwillige, Ersthelfer und Streckenposten durch. Kläre dabei Funkkanäle, Notfallwege, Übergaben und den Umgang mit Verkehrsschildern, Kegeln und Absperrgittern.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Fackelstaffel anmelden?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Route und Genehmigungen. So bleibt genug Zeit für Rückfragen der Behörden, Verkehrsmaßnahmen und die Helfersuche.
Wie viele Helfer braucht eine Fackelstaffel?
Die Zahl hängt von Route und Anzahl der Übergänge ab; plane mindestens eine verantwortliche Person pro Überquerungsstelle und zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Wechselpunkte und Erste Hilfe ein. Teile die Positionen spätestens eine Woche vor dem Lauf verbindlich ein.
Wie viele Ersatzfackeln sollte man einplanen?
Halte mindestens 10 Prozent Ersatzfackeln bezogen auf die gleichzeitig eingesetzten Fackeln bereit, bei langen Strecken zusätzlich einige Reserveeinheiten. Prüfe alle Fackeln und den Brennstoff am Vortag und nicht erst beim Start.
Was muss am Tag der Fackelstaffel kontrolliert werden?
Kontrolliere Wettervorhersage, Route, Absperrungen, Funkgeräte, Beleuchtung, Startnummern und die Fackelmaterialien am Veranstaltungstag. Schließe die Materialprüfung spätestens 2 Stunden vor dem Start ab, damit fehlende Dinge noch ersetzt werden können.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!