Organiser un relais de flambeaux sans rien oublier

Un relais de flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un événement de groupe. Il faut réserver les points de départ et d’arrivée, obtenir les autorisations et prévoir chaque poste avant d’ouvrir les inscriptions. Les porteurs, les bénévoles, les secours et le matériel lumineux doivent être coordonnés sur des horaires précis. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, des premières décisions au contrôle des torches le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Définir les mesures de circulation
2 personnes
Rédiger les informations participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de traversée
2 personnes
Répartir les porteurs de flambeaux
2 personnes
Fixer les points de relais
2 personnes
Planifier le personnel de premiers secours
Commander les flambeaux et le combustible
Gérer les panneaux de signalisation
Concevoir les dossards
Créer les plans d’accès
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Envoyer les confirmations
Commander le catering
Vérifier les prévisions météo
Inspecter les torches et le matériel
2 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Envoyer les packs de parcours par la poste
3 personnes
Stocker les torches en toute sécurité
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes

Événement

Tracer l’itinéraire
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les torches
3 personnes
Répartir les torches par point de relais
3 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer la cérémonie d’ouverture
4 personnes
Allumer la torche
2 personnes
Encadrer le relais
8 personnes
Tenir les points de relais
12 personnes
Gérer la circulation
8 personnes
Suivre les participants en route
3 personnes
Recharger les flambeaux
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer l’accueil à l’arrivée
4 personnes
Éteindre la torche
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter la zone de départ et d'arrivée
6 personnes
Emballer les torches en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Partager les photos des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Torchesqté 30
Supports de torchesqté 12
Fusées de réserveqté 6
Gilets réfléchissantsqté 30
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 40
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux de signalisationqté 20
Flèches de directionqté 40
Ruban de départ
Cartes de poinçonnageqté 150

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Lampes frontalesqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arche de départ
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants résistants à la chaleurqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : fixez la date, les horaires et les points de relais avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour les demandes liées à la circulation et à l’occupation des lieux.
Pour chaque traversée ou changement de direction, attribuez un bénévole identifié. Donnez-lui un gilet réfléchissant, un moyen de communication et un plan indiquant son poste ainsi que l’horaire de passage prévu.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini la capacité du parcours et le nombre de porteurs de flambeaux. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires afin de transmettre un décompte fiable au traiteur.
Préparez le briefing des bénévoles avant le jour du relais, avec les consignes pour les torches, les supports, les réserves et les incidents. Distribuez les talkies-walkies ou les mégaphones avant le départ, pas au dernier moment.
Contrôlez la météo et inspectez les torches, le combustible, les panneaux et l’éclairage le jour même. Gardez des fusées de réserve, des lampes à piles et des batteries externes accessibles au départ et aux points de relais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais de flambeaux ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer le parcours, réserver les lieux et obtenir les autorisations. Ajoutez une marge si l’itinéraire impose des mesures de circulation ou plusieurs communes.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais de flambeaux ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste de traversée ou de signalisation, plus une équipe pour les inscriptions, les relais et les premiers secours. Faites le décompte définitif après validation de l’itinéraire et du nombre de participants.
Quand envoyer les confirmations aux participants ?: Envoyez les confirmations environ 7 jours avant le relais, une fois la liste définitive établie. Rappelez le point de rendez-vous, l’horaire, l’itinéraire, les consignes de sécurité et les éventuels besoins alimentaires enregistrés.
Que prévoir en cas de mauvais temps pour un relais de flambeaux ?: Vérifiez les prévisions 72 heures puis 24 heures avant le départ et définissez à l’avance les conditions d’annulation ou de modification. Prévoyez des lampes protégées, des batteries chargées et un message prêt à envoyer aux participants.

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