Checklist para organizar un relevo de antorchas

Un relevo de antorchas necesita más coordinación que una carrera normal: hay que controlar la ruta, los relevos, el fuego y el tráfico al mismo tiempo. Esta checklist reúne las tareas y materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar el recorrido hasta cerrar la lista de participantes. También contempla los puntos que suelen quedarse para el final, como los permisos, los voluntarios, las antorchas de reserva y la información operativa para el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar la ruta por seguridad
3 personas
Registrar las medidas de tráfico
2 personas
Preparar la información para los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de cruce
2 personas
Asignar a los portadores de antorchas
2 personas
Registrar los puntos de relevo
2 personas
Planificar el personal de primeros auxilios
Pedir antorchas y combustible
Gestionar señales de tráfico
Diseñar los dorsales
Crear mapas de ruta
2 personas
Redactar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Crear la lista final de participantes
2 personas
Enviar confirmaciones
Pedir el catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar antorchas y materiales
2 personas
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
Preparar los paquetes de ruta por correo
3 personas
Guardar las antorchas de forma segura
2 personas
Recoger la compra
2 personas

Evento

Trazar la ruta
6 personas
Colocar señales de tráfico
4 personas
Montar la zona de salida y meta
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Comprobar las antorchas
3 personas
Distribuir las antorchas por punto de relevo
3 personas
Recibir a los voluntarios
3 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Coordinar la ceremonia de apertura
4 personas
Encender la antorcha
2 personas
Acompañar el relevo
8 personas
Cubrir los puntos de relevo
12 personas
Gestionar el tráfico
8 personas
Seguir a los participantes en ruta
3 personas
Rellenar antorchas
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la recepción de llegada
4 personas
Apagar la antorcha
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
Empaquetar las antorchas de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 6
Sillascant. 24
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Antorchascant. 30
Portafaconescant. 12
Antorchas de reservacant. 6
Chalecos reflectantescant. 30
Dorsalescant. 150
Pulserascant. 150
Mapas de rutacant. 40
Conoscant. 40
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 30
Señales de tráficocant. 20
Flechas de rutacant. 40
Cinta de salida
Tarjetas de selloscant. 150

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Linternas frontalescant. 12

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 8
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 150
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arco de salida
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 4

Limpieza

Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Pinzas para residuoscant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Guantes resistentes al calorcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los puntos de salida, meta y relevo antes de abrir las inscripciones. Sin ese recorrido definido, no podrás asignar portadores de antorchas ni preparar mapas fiables.
Empieza los permisos y las medidas de tráfico con varias semanas de margen. La ruta debe revisarse sobre el terreno y los cruces necesitan responsables, chalecos reflectantes, conos y señales claramente asignados.
Calcula una antorcha de reserva por cada tramo o grupo de portadores, además del combustible previsto. Inspecciona todo antes del evento y guarda el material inflamable bajo control, no junto a la zona de inscripción.
Cierra la lista final de participantes y sus preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Envía entonces las confirmaciones con la hora de llegada, el punto de encuentro, el mapa y las instrucciones de seguridad.
Haz una sesión informativa breve para voluntarios el mismo día, antes de que llegue el público. Entrega walkie-talkies o megáfonos a los puestos que estén separados y comprueba que la iluminación funciona si parte del recorrido se realiza con poca luz.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un relevo de antorchas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la ruta, reservar salida y meta y solicitar permisos. Deja la última semana para confirmar voluntarios, revisar el pronóstico y comprobar antorchas, señales y mapas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un relevo de antorchas?: Asigna como mínimo una persona por cada cruce o punto de control, además del equipo de primeros auxilios, coordinación, inscripción y apoyo a los portadores. Añade un 10 % de voluntarios de reserva para cubrir ausencias el mismo día.
¿Cuántas antorchas de reserva debo preparar?: Prepara al menos una antorcha de reserva por cada tramo o grupo de relevos y revisa todo el material antes de comenzar. Si el recorrido es largo o se usa combustible, guarda también repuestos y herramientas según las normas de seguridad aplicables.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y enviar las confirmaciones?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del relevo, cuando puedas confirmar la ruta y los horarios. Envía las confirmaciones como máximo 2 días antes, con el punto de encuentro, el dorsal, el mapa y las indicaciones de seguridad.

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