Checklist voor een Europees congres organiseren

Een Europees congres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, reizen, vertalingen, techniek, registratie en catering voor deelnemers uit verschillende landen. Begin met datum, locatie en tijdschema en werk daarna toe naar een gecontroleerde congresdag. Let vooral op onderdelen die vaak te laat komen: presentaties, biografieën, dieetwensen, deelnemersgegevens, adapters en de laatste technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
3 personen
Sprekers en dagvoorzitter bevestigen
2 personen
Presentaties en biografieën opvragen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Sprekersreizen en hotels reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
2 personen
Stoelenplan en zaalindeling maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Badges en deelnemerslijsten maken
3 personen
Programmaboekjes laten drukken
2 personen
Vertalingen van congresmateriaal controleren
3 personen
Deelnemersgegevens actualiseren
2 personen
Sprekerspresentaties verzamelen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
Technische planning doorlopen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
3 personen
Zaal leegmaken en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Registratietafels aankleden
2 personen
Badges en programmaboekjes klaarleggen
3 personen
Podiumzone en spreektafel inrichten
3 personen
Projectieschermen plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Presentaties op congreslaptop zetten
2 personen
Microfoons testen
3 personen
Verlichting en nooduitgangen controleren
2 personen
Pauzebuffet opbouwen
4 personen
Lunchbuffet opbouwen
5 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Sprekers introduceren
Pauzehapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet en dieetopties toelichten
2 personen
Dinerbuffet serveren
6 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Microfoons en presentaties wisselen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afsluitende borrel serveren
4 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
Servies en glazen afwassen
4 personen
Buffettafels schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
3 personen
Zaal opruimen
6 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Overgebleven materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Presentaties en registratie archiveren
2 personen
Dankberichten aan sprekers versturen
2 personen
Deelnemersinformatie nasturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Hoge statafelsaantal 12
Spreektafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Congreslaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
Wifiroutersaantal 2
Portofoonsaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Bordenaantal 200
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Etikethoudersaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 32
Stoelhoezenaantal 24
Congresbannersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Wegwijzerbordenaantal 18
Tafelnummersaantal 24
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakken met dekselaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de spreektijden vroeg vast en bevestig sprekers en dagvoorzitter schriftelijk. Vraag presentaties en biografieën uiterlijk enkele weken voor het congres op, zodat vertalingen en het programmaboekje nog gecontroleerd kunnen worden.
Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen voor het congres. Bevestig daarna de cateringhoeveelheden opnieuw; wijzigingen op de laatste dag zijn vaak niet meer uitvoerbaar.
Plan een volledige technische doorloop met congreslaptop, projectoren, schermen, microfoons, mengpaneel, presentatieklikker en HDMI-adapters. Test iedere zaalopstelling minstens één dag vooraf en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Maak registratiebalie, badges, deelnemerslijsten, bewegwijzering en programmaboekjes als één pakket. Sorteer naamkaartjes vooraf op alfabet of registratienummer, zodat de ontvangst niet ophoudt bij de eerste aankomstgolf.
Controleer op de congresdag eerst de zaal, stoelen, tafels, afvalbakken, kledingrekken en wifi. Koel dranken op tijd, zet waterglazen klaar en houd portofoons of een andere communicatielijn beschikbaar voor registratie, techniek en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Europees congres organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Reserveer sprekersreizen, hotels, catering en techniek zodra het programma voldoende vaststaat.
Wanneer moet je sprekerspresentaties voor een congres opvragen?: Vraag presentaties en biografieën uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf op. Plan een definitieve controle 3 tot 5 werkdagen voor het congres, zodat bestanden, vertalingen en adapters nog kunnen worden getest.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een Europees congres?: Sluit de inschrijving meestal 7 tot 10 dagen vooraf als je catering en badges definitief moet maken. Houd daarna een korte periode aan voor noodzakelijke correcties in deelnemersgegevens en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle van een congres?: Reserveer minimaal 2 uur voor een volledige technische doorloop per congreszaal. Controleer daarbij presentaties, projectoren, schermen, microfoons, luidsprekers, wifi en alle aansluitingen met de apparatuur die op de dag zelf wordt gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.