Checkliste für den Europäischen Kongress

Ein Europäischer Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, einen belastbaren Zeitplan und eine saubere Abstimmung zwischen Programm, Technik und Teilnehmerverwaltung. Beginnen Sie mit Termin, Ort und Referenten und arbeiten Sie sich anschließend zu Anmeldung, Reisen, Catering und Saalplanung vor. In den letzten Tagen zählen vor allem vollständige Präsentationen, geprüfte Übersetzungen, Namensschilder und ein funktionierender Technikablauf. Diese Checkliste bündelt die 69 Aufgaben und 56 benötigten Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konferenzdatum und -ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
3 Personen
Referenten und Moderator bestätigen
2 Personen
Präsentationen und Biografien anfordern
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Reisen und Hotels für Sprecher reservieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Technische Geräte reservieren
2 Personen
Bestuhlung und Saalaufteilung erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
2 Personen
Namensschilder und Teilnehmerlisten erstellen
3 Personen
Programmhefte drucken lassen
2 Personen
Übersetzungen des Kongressmaterials prüfen
3 Personen
Teilnehmerdaten aktualisieren
2 Personen
Vorträge der Referenten sammeln
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
Technische Planung durchgehen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
3 Personen
Saal leerräumen und kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Registrierungstische dekorieren
2 Personen
Ausweise und Programmhefte bereitlegen
3 Personen
Bühnenbereich und Rednertisch einrichten
3 Personen
Projektionsleinwände aufstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Präsentationen auf den Kongress-Laptop laden
2 Personen
Mikrofone testen
3 Personen
Beleuchtung und Notausgänge überprüfen
2 Personen
Pausebuffet aufbauen
4 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
5 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
5 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Redner vorstellen
Pausensnacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet- und Ernährungsoptionen erläutern
2 Personen
Abendbuffet servieren
6 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Mikrofone und Präsentationen wechseln
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Abschlusstrunk servieren
4 Personen
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher kühlen
2 Personen
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
Buffettische reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
3 Personen
Raum aufräumen
6 Personen
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Präsentationen und Anmeldung archivieren
2 Personen
Dankesnachrichten an Sprecher versenden
2 Personen
Teilnehmerinformationen nachsenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
KlappischeAnz. 24
RegistrierungstischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 8
Hohe StehtischeAnz. 12
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
Kongresslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
TischmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 3
WLAN-RouterAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 180
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 32
StuhlhussenAnz. 24
KongressbannerAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
Wegweiser-SchilderAnz. 18
TischnummernAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Mülleimer mit DeckelAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin und Veranstaltungsort zuerst fest und erstellen Sie danach sofort Programm und Zeitplan. Für Referenten, Moderation und Reisebuchungen sollten Sie mehrere Wochen Vorlauf einplanen.
Fordern Sie Präsentationen und Kurzbiografien spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Vorträge zu sammeln, Materialien zu übersetzen und die Präsentationsdateien technisch zu prüfen.
Schließen Sie die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Aktualisieren Sie Teilnehmerdaten laufend und erfassen Sie Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor dem Cateringtermin.
Planen Sie die Technik als eigenen Probelauf. Prüfen Sie Projektoren, Leinwände, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel mindestens 1 Tag vorher im Saal.
Bereiten Sie Registrierungstheke, Namenskarten, Teilnehmerlisten und Programmhefte am Vortag vor. Kühlen Sie Getränke erst kurz vor Beginn und bestätigen Sie die Cateringmengen nach dem letzten Anmeldestand.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Europäischen Kongress planen?: Beginnen Sie mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und Referenten. Reise- und Hotelbuchungen für Sprecher sowie Catering und Technik sollten danach möglichst früh bestätigt werden.
Wann sollten die Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Setzen Sie eine Frist von spätestens 7 Tagen vor dem Kongress. So können Sie Vorträge sammeln, Übersetzungen prüfen und die Dateien auf dem Kongresslaptop testen.
Wie viele Tage vorher muss das Catering bestätigt werden?: Bestätigen Sie die Mengen 3 bis 5 Tage vor dem Kongress anhand des aktuellen Anmeldestands. Berücksichtigen Sie dabei die bis dahin erfassten Ernährungswünsche.
Wann soll die Saal- und Technikprobe stattfinden?: Führen Sie die technische Planung und einen vollständigen Test mindestens 1 Tag vor Beginn durch. Kontrollieren Sie dabei auch Bestuhlung, Saalaufteilung, Beschilderung und die Registrierungstheke.

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