Checklist pour organiser une fête escape game
Une fête escape game se prépare en deux temps : la réservation et la partie, puis l’accueil et le goûter. Commence par bloquer le lieu, la date et les horaires avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des équipes doivent être réglés quelques jours avant l’événement. Le jour J, garde du temps pour installer la décoration, rafraîchir les boissons, préparer les énigmes et accueillir les invités sans courir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de l'escape room
Fixer la date et les horaires
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’acompte et la réservation
Partager le transport et l’itinéraire
Acheter la décoration d’anniversaire
Établir la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Commander le gâteau
Vérifier les règles de l’escape room
Répartir les équipes à l’avance
Préparer la table des cadeaux
Préparer la musique d’accueil
Recharger les téléphones et les appareils photo
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et la musique
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Préparer le gâteau et les bougies
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Attribuer les manteaux et les sacs
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer les équipes
Donner les consignes de l’escape room
Animer l'escape room
2 personnes
Suivre et donner les indices
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Servir le repas chaud
2 personnes
Couper et servir le gâteau
2 personnes
Déballer les cadeaux
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de escape room
Rendre les articles empruntés
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
Gérer les paiements en attente
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 3
- Chaisesqté 14
- Porte-manteau
Vaisselle
- Assiettesqté 16
- Assiettes à dessertqté 16
- Verresqté 20
- Tasses à caféqté 14
- Couvertsqté 16
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 4
- Pelle à gâteau
- Carafesqté 3
Équipement
- Glacièresqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Chargeursqté 3
Matériel d’escape room
- Cadenas à codeqté 6
- Caisses avec serrureqté 3
- Enveloppesqté 20
- Puzzles imprimésqté 12
- Lampes UVqté 3
- Marqueurs invisiblesqté 3
- Clés de puzzleqté 10
- Blocs-notesqté 6
- Stylosqté 15
Décoration
- Ballonsqté 30
- Pompe à ballons
- Guirlandesqté 4
- Nappesqté 3
- Serviettesqté 40
- Papier cadeau
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 2
- Couteau de chefqté 2
- Coupe-pizza
- Tire-bouchonsqté 2
- Machine à café
- Bouilloire
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillière et seau
- Nettoyant multi-usages
- Poubellesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve l’escape room avant de lancer les invitations et vérifie l’acompte, les horaires, l’âge requis ainsi que les règles du lieu. Demande aussi combien de temps prévoir entre la partie et le gâteau.
- Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant la fête. Ce délai permet de confirmer le nombre de joueurs, de recueillir les allergies et de répartir les équipes à l’avance.
- Prépare le transport avec une adresse précise, un itinéraire et une heure de rendez-vous située 15 minutes avant le début de la session. Les retardataires peuvent perturber toute l’équipe.
- Prévois un espace d’accueil séparé de la zone de jeu pour les manteaux, les cadeaux et les boissons. Mets les boissons au frais au moins 3 heures avant l’arrivée et installe le buffet après la partie.
- Teste la musique, l’éclairage et les rallonges avant l’arrivée des invités. Recharge les téléphones et appareils photo, puis prépare les bougies, le gâteau et les accessoires de l’escape game dans des boîtes identifiées.
Questions fréquentes
- Quand réserver un escape game pour une fête ?
- Réserve idéalement 3 à 6 semaines à l’avance, surtout si la fête a lieu un samedi. Vérifie immédiatement les horaires, la capacité, l’acompte et les conditions d’annulation.
- Quand envoyer les invitations pour une fête escape game ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demande une réponse au plus tard 10 jours avant l’événement afin de finaliser les équipes, le transport et les quantités de nourriture.
- Combien de temps prévoir pour une fête escape game ?
- Compte généralement 2 à 3 heures sur place, selon la durée du jeu et du goûter. Ajoute 15 minutes avant la session pour l’accueil et 30 à 45 minutes après pour le gâteau, les cadeaux et les boissons.
- Que faut-il préparer le jour d’une fête escape game ?
- Prépare l’espace d’accueil, les tables, les chaises, la décoration, les boissons, les en-cas et le gâteau avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi les cadenas, enveloppes, puzzles, lampes UV, marqueurs et clés au moins 30 minutes avant le début.
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