Zo organiseer je een energieworkshop

Begin met de ruimte, datum en opbouw van de workshop. Daarna leg je de deelnemerscommunicatie vast en werk je de inhoud uit met presentatie, werkvormen en demonstraties. Plan techniek, materialen en catering niet op dezelfde dag, want een energiewattmeter, werkbladen en koffievoorziening vragen elk een eigen controle. Gebruik de laatste week voor bevestigingen en de laatste dag voor opbouw, testen en klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Workshopmateriaal maken
2 personen
9
Presentatie voorbereiden
10
Werkvormen testen
2 personen
11
Sprekers bevestigen
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Projector en scherm reserveren
14
Cateringhoeveelheden berekenen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Werkbladen printen
19
Ruimte schoonmaken
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Workshopstations inrichten
3 personen
22
Projector en scherm opstellen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes en buffet voorbereiden
3 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Introductie verzorgen
2 personen
29
Energiepresentatie geven
2 personen
30
Energiebesparingsspel begeleiden
3 personen
31
Pauzedranken serveren
2 personen
32
Praktijkproef begeleiden
3 personen
33
Buffet klaarzetten
3 personen
34
Buffet en dranken serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Actieplannen begeleiden
3 personen
37
Vragenronde begeleiden
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Apparatuur inpakken
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Materialen sorteren
2 personen
45
Huurmaterialen retourneren
2 personen
46
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Energiewattmeteraantal 4
Thermometeraantal 4

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 55
Balpennenaantal 60
Werkbladenaantal 60
Actieplanformulierenaantal 60
Plakbriefjesaantal 12
Kleurstickersaantal 300
Naamkaartjesaantal 60
Waardebonnen voor besparingaantal 60
Voorbeeldisolatiemateriaalaantal 4
Stekkerdozen voor demonstratieaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte zodra de datum en het programma voorlopig vaststaan. Controleer meteen of er plek is voor workshopstations, een ontvangsttafel, buffet en voldoende loopruimte.
Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer vijf dagen voor de workshop. Zo heb je tijd om de deelnemerslijst, dieetwensen, naamkaartjes en cateringhoeveelheden af te ronden.
Test werkvormen en demonstraties minstens één week vooraf. Controleer daarbij niet alleen de presentatie, maar ook de energiewattmeter, stekkerdozen voor demonstratie en het voorbeeldisolatiemateriaal.
Maak per deelnemer één set met notitieblok, balpen, werkbladen en actieplanformulier. Print vijf tot tien procent extra exemplaren voor last-minute deelnemers of materiaal dat tijdens de workshop beschadigt.
Plan de opbouw minimaal twee uur voor ontvangst. Zet tafels, stoelen en workshopstations klaar, sluit laptop, beamer en scherm aan en test alle HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste koffie wordt ingeschonken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een energieworkshop te organiseren?: Reken op drie tot vier weken voorbereiding. Reserveer in de eerste week de ruimte en datum, werk de inhoud in week twee uit en gebruik de laatste week voor aanmeldingen, materiaal, catering en techniek.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een energieworkshop?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw en technische test. Bij meerdere workshopstations of demonstraties is drie uur veiliger, zodat je ook tafels, werkbladen, koffie en bewegwijzering kunt controleren.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen definitief maken?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en maak de lijst vijf dagen voor de workshop definitief. Controleer de lijst nog één keer bij ontvangst, omdat wijzigingen op het laatste moment kunnen voorkomen.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een energieworkshop?: Bereken per deelnemer koffie of thee voor de ontvangst en pauze, plus water gedurende de hele workshop. Tel voor hapjes en buffet het aantal bevestigde deelnemers op en bestel vijf tot tien procent extra; houd dieetwensen apart herkenbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.