Organiser un atelier énergie sans rien laisser au hasard

Un atelier énergie demande plus qu’une salle et quelques supports de présentation. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les intervenants et le matériel de démonstration, puis prévoir un vrai temps de test avant l’arrivée du groupe. Commencez par verrouiller la date, le programme et la capacité de la salle. Ensuite, avancez dans l’ordre : participants, contenu, équipement, achats et installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
9
Préparer la présentation
10
Tester les méthodes de travail
2 personnes
11
Confirmer les intervenants
12
Envoyer le programme aux participants
13
Réserver le projecteur et l'écran
14
Calculer les quantités de catering
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Imprimer les feuilles de travail
19
Nettoyer l’espace
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Mettre en place les postes d'atelier
3 personnes
22
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Assurer l'accueil
2 personnes
29
Faire une présentation sur l'énergie
2 personnes
30
Animer le jeu d’économies d’énergie
3 personnes
31
Servir les boissons de pause
2 personnes
32
Accompagner l’épreuve pratique
3 personnes
33
Mettre le buffet en place
3 personnes
34
Servir le buffet et les boissons
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Superviser les plans d'action
3 personnes
37
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Emballer le matériel
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Trier les matériaux
2 personnes
45
Retourner les matériels de location
2 personnes
46
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Wattmètre d'énergieqté 4
Thermomètreqté 4

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Blocs-notesqté 55
Stylos à billeqté 60
Feuilles de travailqté 60
Formulaires du plan d’actionqté 60
Post-itqté 12
Autocollants de couleurqté 300
Badges nominatifsqté 60
Bons de réductionqté 60
Matériau isolant d’exempleqté 4
Multiprises pour la démonstrationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, le contenu et les modalités d’inscription dès le premier message.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au même moment. Mettez la liste à jour au moins 7 jours avant l’atelier pour calculer les quantités de catering.
Confirmez les intervenants et testez leurs méthodes de travail plusieurs jours avant l’événement. Prévoyez une version imprimée de la présentation et des feuilles de travail si la projection échoue.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avant le jour J. Une répétition technique de 30 minutes permet aussi de vérifier les postes d’atelier et les démonstrations.
Installez la salle dans l’ordre d’utilisation : nettoyage, tables et chaises, postes d’atelier, projection, puis café et buffet. Gardez les badges, stylos, post-it et formulaires du plan d’action à la table d’accueil pour éviter un démarrage désorganisé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier énergie ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’atelier afin de laisser le temps de s’inscrire. Fixez une date de réponse environ 7 jours avant l’événement pour finaliser les participants et le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Comptez au moins 2 heures le jour même pour nettoyer, installer les tables et chaises, préparer les postes d’atelier et mettre en place la projection. Ajoutez 30 minutes pour tester toute la technique avant l’arrivée des participants.
Comment calculer le catering pour un atelier énergie ?: Basez les quantités sur la liste des participants confirmés et sur la durée de l’atelier. Prévoyez au minimum une boisson chaude et une portion de buffet par personne, puis ajustez après avoir recueilli les restrictions alimentaires 7 jours à l’avance.
Que faut-il tester avant un atelier énergie ?: Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au plus tard la veille. Faites également un essai des méthodes de travail et des multiprises utilisées pour la démonstration.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.