Checklist voor een endurowedstrijd organiseren

Een endurowedstrijd organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst reglement, vergunningen, verzekering en parcours, daarna deelnemers, vrijwilligers en leveranciers. Plan medische ondersteuning en tijdwaarneming ruim vóór de inschrijvingen openen. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en testen. Deze checklist helpt je ook met zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals routepijlen, portofoons, startnummers, stroomvoorziening en het afzetten van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Parcours vastleggen
3 personen
Reserveringen maken
Medische ondersteuning boeken
Tijdwaarneming reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Routekaart publiceren
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Parcours voorrijden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Parcours markeren
8 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
Verzorgingspost inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitgeven
3 personen
Fietsen controleren
3 personen
Startbriefing geven
3 personen
Startgroepen laten vertrekken
6 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Tijden registreren
3 personen
Verzorgingspost bevoorraden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Veiligheid op parcours controleren
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
4 personen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Parcoursmarkering verwijderen
8 personen
Start- en finishgebied afbreken
5 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tijdregistratie exporteren
2 personen
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen registreren
Materiaal inventariseren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
Deelnemers bedanken
Sponsormateriaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Biertafelsaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Oplaadstationsaantal 4
Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Acculampenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Dranghekkenaantal 24
Afzetlintaantal 12
Routepijlenaantal 80
Koersbordenaantal 30
Startnummersaantal 160
Startnummerhoudersaantal 160
Polsbandjesaantal 200
Reservefietspompenaantal 4
Fietswerkstandaardsaantal 2
Basisgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermische voedselbakkenaantal 4

Decoratie

Startboog
Finishdoek
Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 10
Podiumblokkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours minimaal enkele weken vooraf vast en inspecteer het daarna nog een keer te voet of per fiets. Publiceer de routekaart pas nadat routepijlen, koersborden en eventuele omleidingen gecontroleerd zijn.
Open de inschrijvingen pas wanneer reglement, verzekering, medische ondersteuning en tijdwaarneming geregeld zijn. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, inclusief startgroep, startnummer en praktische route-informatie.
Maak per vrijwilliger een taak en communicatiemiddel. Test portofoons op het parcours en laad alle apparatuur de avond ervoor op; plan daarnaast minstens 2 mensen voor de start- en finishzone.
Sorteer startnummers, nummerhouders en polsbandjes per startgroep in aparte bakken. Print een deelnemerslijst en reserveer een laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen voor wijzigingen op de wedstrijddag.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas je materiaal daarop aan. Zet partytenten, tafels, verlichting, EHBO-koffers, reddingsdekens, reservebinnenbanden en fietsgereedschap klaar voordat het parcours wordt afgezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een endurowedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verzekering, medische ondersteuning, reserveringen en sponsoren kunnen meerdere weken duren; plan de definitieve parcoursinspectie in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een endurowedstrijd openen?: Open de inschrijvingen zodra het wedstrijdreglement, parcours, verzekering en de belangrijkste ondersteuning vaststaan. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de start, zodat je startgroepen en startnummers tijdig kunt indelen.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een endurowedstrijd?: Reken voor start- en finishgebied, bewegwijzering en materiaal minstens 3 tot 5 uur, afhankelijk van de lengte van het parcours. Laat het team daarna nog 1 uur over voor een controle van afzettingen, routepijlen, tijdwaarneming en stroom.
Wat moet ik de dag voor een endurowedstrijd controleren?: Controleer de weersverwachting, laad portofoons en apparatuur op en test het tijdregistratiesysteem. Sorteer startnummers en polsbandjes, print de deelnemerslijst en zet EHBO-, reparatie- en verlichtingsmateriaal per post klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.