Checklist voor een endurancewedstrijd organiseren
Een endurancewedstrijd vraagt om een strakke planning voor route, deelnemers en paarden. Begin met vergunningen en routebeheerders, open daarna de aanmeldingen en leg dierenarts, tijdwaarnemers en vrijwilligers vast. In de laatste week controleer je de route opnieuw, maak je starttijden en bereid je waterpunten, paardenboxen en materialen voor. Deze checklist helpt je om de wedstrijd stap voor stap klaar te zetten en voorkomt dat routekaarten, startnummers of een alternatief bij slecht weer te laat geregeld zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdinformatie publiceren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Wedstrijdreglement publiceren
Routevergunningen controleren
Routebeheerders informeren
2 personen
Dierenarts vastleggen
Tijdwaarnemers vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startnummers toewijzen
Starttijden indelen
2 personen
Route definitief controleren
3 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Startnummers afdrukken
Deelnemersbrief versturen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route bepalen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Waterpunten voorbereiden
3 personen
Paardenboxen controleren
2 personen
Startgebied markeren
3 personen
Finishgebied markeren
3 personen
Route bewegwijzeren
5 personen
Waterpunten vullen
4 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Paardenparkeerplaats indelen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Timingapparatuur testen
2 personen
Routekaarten klaarleggen
Dierenartscontrole inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden aanmelden
2 personen
Paarden veterinair keuren
3 personen
Rijdersbriefing geven
2 personen
Start registreren
2 personen
Routepost bemannen
6 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Tijden registreren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Veterinaire herkeuring uitvoeren
3 personen
Finishers registreren
2 personen
Paarden water geven
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
5 personen
Waterpunten opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Paardenverblijven schoonmaken
3 personen
Route op schade controleren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Administratie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Inschrijftafel
- Barkrukkenaantal 4
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Markeerlintaantal 12
- Routebordenaantal 25
- Startnummersaantal 60
- Startnummerhoudersaantal 60
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Drinkemmersaantal 24
- Hooinettenaantal 12
- Strobalenaantal 20
- Hekpanelenaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Stopwatchesaantal 8
- Klembordenaantal 10
- Routekaartenaantal 70
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 8
Decoratie
- Podiumlint
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Prijsbekersaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Handvegersaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
- Poetsdoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 15
- Zaklampenaantal 8
- Afzetlintaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer routevergunningen en informeer routebeheerders minimaal 6 tot 8 weken voor de wedstrijd. Leg wijzigingen daarna vast op één definitieve routekaart, zodat vrijwilligers niet met verschillende versies werken.
- Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 7 dagen voor de start af. Werk de deelnemerslijst bij, ken startnummers toe, deel starttijden in en verstuur de deelnemersbrief met routekaarten en praktische instructies.
- Plan per waterpunt minstens één verantwoordelijke en controleer de aanvoer de dag vóór de wedstrijd. Zet waterbakken voor paarden, drinkemmers en hooinetten op herkenbare plekken en maak voor elk punt een korte bevoorradingslijst.
- Maak een vrijwilligersrooster met aankomsttijd, telefoonnummer en taak per persoon. Reserveer extra mensen voor routepijlen, inschrijving en tijdwaarneming; bij uitval heb je dan direct vervanging beschikbaar.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wanneer je overschakelt op de alternatieve route. Test stopwatches, laptops, tablets, telefoons en powerbanks en gebruik ledlampen of batterijlantaarns voor vroege of late werkzaamheden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een endurancewedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, routebeheerders en wedstrijdinformatie. Reserveer dierenarts, tijdwaarnemers en vrijwilligers uiterlijk 6 weken voor de start.
- Wanneer moeten deelnemers zich inschrijven voor een endurancewedstrijd?
- Open de aanmeldingen zodra wedstrijdinformatie en reglement gepubliceerd zijn. Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je deelnemerslijst, startnummers en starttijden nog kunt verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een endurancewedstrijd?
- Reken minimaal één verantwoordelijke per waterpunt en per controlepost, plus mensen voor inschrijving, routebeheer en tijdwaarneming. Plan daarnaast 10 tot 15 procent extra vrijwilligers voor ziekte of uitval.
- Wanneer controleer ik de route en het wedstrijdmateriaal?
- Controleer de route definitief 3 tot 7 dagen vooraf en loop kritieke punten de dag vóór de wedstrijd nog na. Sorteer routepijlen, controleer markeerlint en routeborden en test alle apparatuur uiterlijk 24 uur voor de start.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!