Zo organiseer je een eerstecommunieviering

Begin met de datum en de kerk, en leg daarna meteen de parochiezaal vast. Zodra duidelijk is hoeveel communicanten en gasten komen, kun je uitnodigingen, catering en de inrichting plannen. De voorbereiding bestaat uit twee sporen: de viering in de kerk en het samenzijn erna. Vooral dieetwensen, oefenmomenten, misboekjes en de laatste kledingcontrole worden snel te laat geregeld. Werk daarom terug vanaf de vieringsdatum en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum met kerk bevestigen
2 personen
2
Parochiezaal reserveren
3
Communicanten aanmelden
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Liturgieboekjes samenstellen
3 personen
9
Misboekjes afdrukken
2 personen
10
Communicanten instrueren
2 personen
11
Lezingen en gebeden oefenen
4 personen
12
Muziek en zang oefenen
5 personen
13
Fotomoment plannen
2 personen
14
Catering definitief tellen
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Taart en gebak ophalen
2 personen
18
Servies en linnen klaarzetten
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Kerkbanken en entree controleren
2 personen
21
Bloemstukken plaatsen
2 personen
22
Altaartafel voorbereiden
2 personen
23
Misboekjes neerleggen
2 personen
24
Communicanten ontvangen
3 personen
25
Laatste kledingcontrole uitvoeren
2 personen
26
Zaal openen en ventileren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
4 personen
31
Eerstecommunieviering begeleiden
6 personen
32
Communicanten begeleiden
3 personen
33
Groepsfoto maken
3 personen
34
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
35
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet klaarzetten
4 personen
38
Buffet en dessert serveren
5 personen
39
Taart aansnijden
2 personen
40
Koffie en thee bijvullen
2 personen
41
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Kerkruimte opruimen
2 personen
47
Overgebleven eten verpakken
2 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Materialen retourneren
2 personen
50
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerscherm
Garderoberekaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 10
Taartscheppenaantal 2
Snijplanken voor broodaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Witte tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Bloemstukkenaantal 6
Ballonnenaantal 60
Ballonnenstandaardsaantal 4
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 70
Kaarsenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 6

Catering

Liturgieboekjesaantal 45
Communiecertificatenaantal 25
Pennenaantal 12
Cadeautasjesaantal 25
Serveerschalen met dekselaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Tips

Bevestig de datum eerst met de kerk en reserveer de parochiezaal op dezelfde dag. Plan het fotomoment meteen mee, zodat dit niet botst met de mis of de ontvangst.
Verstuur de uitnodigingen zodra de datum vaststaat en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 3 weken voor de viering. Vraag daarin direct naar dieetwensen en het aantal gasten.
Plan minimaal 2 oefenmomenten voor lezingen, gebeden, muziek en zang. Instrueer communicanten daarnaast over hun plaats, volgorde en wat ze tijdens de mis moeten doen.
Tel de catering opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten en controleer daarna servies, stoelen en buffettafels voor het definitieve aantal gasten. Zet dranken gekoeld klaar en haal taart en gebak op een afgesproken tijdstip op.
Maak de kerk en zaal de dag ervoor zo veel mogelijk gereed: bloemstukken, altaartafel, tafelkleden, naamkaartjes en misboekjes. Houd op de ochtend zelf tijd vrij voor de laatste kledingcontrole en het ontvangen van de communicanten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een eerstecommunieviering organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met de datum en reserveringen. Rond de gastenlijst en dieetwensen uiterlijk 3 weken voor de viering af, zodat catering en zaalindeling nog aangepast kunnen worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een eerste communie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra de datum met de kerk en de locatie vaststaan. Geef gasten minimaal 3 weken om zich aan te melden.
Hoeveel oefenmomenten zijn nodig voor een eerstecommunieviering?: Plan minimaal 2 gezamenlijke oefenmomenten voor lezingen, gebeden, muziek en zang. Doe de laatste doorloop uiterlijk 1 week voor de viering, zodat onduidelijkheden nog kunnen worden opgelost.
Wanneer regel je de catering voor een eerstecommunieviering?: Maak een voorlopige reservering zodra je een verwacht aantal gasten hebt en bevestig de bestelling na het sluiten van de aanmeldingen, ongeveer 3 weken vooraf. Controleer het aantal daarna nog één keer uiterlijk 2 dagen voor de viering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.