Checklist voor een eerstecommunieviering organiseren
Een eerstecommunieviering vraagt om meer dan een datum in de kerk en een feestelijke lunch. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, liturgie, kleding, ontvangst en de praktische voorbereiding van de parochiezaal. Begin met de kerk en zaal, werk daarna toe naar uitnodigingen, boekjes en oefeningen. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, boodschappen en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum met kerk bevestigen
2 personen
Parochiezaal reserveren
Communicanten aanmelden
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Liturgieboekjes samenstellen
3 personen
Misboekjes afdrukken
2 personen
Communicanten instrueren
2 personen
Lezingen en gebeden oefenen
4 personen
Muziek en zang oefenen
5 personen
Fotomoment plannen
2 personen
Catering definitief tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Taart en gebak ophalen
2 personen
Servies en linnen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Kerkbanken en entree controleren
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Altaartafel voorbereiden
2 personen
Misboekjes neerleggen
2 personen
Communicanten ontvangen
3 personen
Laatste kledingcontrole uitvoeren
2 personen
Zaal openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Eerstecommunieviering begeleiden
6 personen
Communicanten begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
3 personen
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet en dessert serveren
5 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Kerkruimte opruimen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Kleedkamerscherm
- Garderoberekaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 70
- Messenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 10
- Taartscheppenaantal 2
- Snijplanken voor broodaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
Decoratie
- Witte tafelkledenaantal 8
- Servettenaantal 80
- Bloemstukkenaantal 6
- Ballonnenaantal 60
- Ballonnenstandaardsaantal 4
- Welkomstbord
- Naamkaartjesaantal 70
- Kaarsenaantal 12
- Kaarsenhoudersaantal 6
Catering
- Liturgieboekjesaantal 45
- Communiecertificatenaantal 25
- Pennenaantal 12
- Cadeautasjesaantal 25
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Sponzenaantal 6
Tips
- Bevestig de datum eerst met de kerk en reserveer daarna de parochiezaal. Controleer meteen hoe laat je binnen kunt voor het klaarzetten en wanneer de zaal uiterlijk leeg moet zijn.
- Verwerk de aanmeldingen in één overzicht met namen, aantal gasten en dieetwensen. Tel de catering opnieuw zodra de antwoordtermijn voorbij is, zodat je niet op basis van voorlopige aantallen bestelt.
- Plan de liturgieboekjes en misboekjes uiterlijk twee weken vooraf. Laat lezingen, gebeden, muziek en zang minstens één keer gezamenlijk oefenen; losse afspraken worden vaak vergeten.
- Maak voor de laatste week een aparte controle van kerk en zaal. Controleer kerkbanken en entree, leg de misboekjes neer en zet tafels, stoelen, buffettafels, servies en linnen klaar volgens een eenvoudige plattegrond.
- Reserveer op de dag zelf tijd voor de laatste kledingcontrole en het fotomoment. Zet dranken tijdig koud, haal taart en gebak op volgens afspraak en wijs één persoon aan voor vragen van communicanten en gasten.
Veelgestelde vragen
- Wanneer begin je met het organiseren van een eerstecommunieviering?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de datum met de kerk te bevestigen, de zaal te reserveren, communicanten aan te melden en uitnodigingen te versturen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor het klaarzetten van een parochiezaal?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, servies, linnen, naamkaartjes en decoratie. Tel extra tijd als je ook koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen moet aansluiten of verplaatsen.
- Wanneer moet je de catering voor een eerstecommunieviering definitief tellen?
- Maak de definitieve telling 7 tot 10 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Controleer het aantal nog één keer op de dag vóór de boodschappen.
- Wanneer oefen je de lezingen en gebeden voor de eerstecommunieviering?
- Plan de eerste oefening ongeveer 2 weken vooraf en een korte herhaling in de laatste week. Oefen muziek en zang afzonderlijk als dat nodig is, zodat iedereen weet wanneer hij of zij aan de beurt is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!