Erstkommunionfeier organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Erstkommunionfeier müssen kirchlicher Ablauf und Familienfest genau zusammenspielen. Kläre zuerst Termin, Pfarrsaal und Anmeldungen, bevor du Einladungen, Liturgie und Bewirtung planst. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Proben, endgültige Gästezahlen und fehlende Ausstattung. Am Tag selbst helfen feste Zuständigkeiten für Empfang, Kleidung, Kirchenbänke, Buffet und Fotos.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Termin mit der Kirche bestätigen
2 Personen
Pfarrsaal reservieren
Kommunikanten anmelden
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Liturgiebroschüren zusammenstellen
3 Personen
Messbücher drucken
2 Personen
Kommunikanten instruieren
2 Personen
Lesungen und Gebete proben
4 Personen
Musik und Gesang proben
5 Personen
Fotomoment planen
2 Personen
Catering endgültig zählen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kuchen und Gebäck abholen
2 Personen
Geschirr und Tischwäsche bereitstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Kirchenbänke und Eingang kontrollieren
2 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Altartisch vorbereiten
2 Personen
Messbücher auslegen
2 Personen
Kommunikanten empfangen
3 Personen
Letzte Kleiderkontrolle durchführen
2 Personen
Saal öffnen und lüften
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Event
Gäste empfangen
4 Personen
Erstkommunionfeier begleiten
6 Personen
Kommunionkinder begleiten
3 Personen
Gruppenfoto machen
3 Personen
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
Aperitif und Häppchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Buffet und Dessert servieren
5 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Kirchenraum aufräumen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- Umkleideschirm
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 70
- DesserttellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 70
- MesserAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- LöffelAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 10
- TortenheberAnz. 2
- Schneidebretter für BrotAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- Weiße TischdeckenAnz. 8
- ServiettenAnz. 80
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BallonsAnz. 60
- BallonständerAnz. 4
- Willkommensschild
- NamensschilderAnz. 70
- KerzenAnz. 12
- KerzenhalterAnz. 6
Catering
- LiturgiehefteAnz. 45
- KommunionurkundenAnz. 25
- StifteAnz. 12
- GeschenktütenAnz. 25
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
Tipps
- Bestätige den Termin mit der Kirche und reserviere den Pfarrsaal möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Einladungen und Essensplanung zuverlässig festlegen.
- Bitte bei der Anmeldung um Rückmeldung zu Ernährungswünschen und einer Frist von etwa 3 Wochen vor der Feier. So kann das Catering die endgültige Personenzahl und Sonderkost berücksichtigen.
- Plane die Proben für Lesungen, Gebete, Musik und Gesang spätestens 7 Tage vor dem Termin. Die Kommunikanten sollten außerdem wissen, wo sie empfangen werden und wann die letzte Kleiderkontrolle stattfindet.
- Zähle Geschirr, Gläser, Besteck und Sitzplätze nach der bestätigten Gästezahl; rechne bei Tellern und Gläsern mit mindestens 10 Prozent Reserve. Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Kühlboxen werden häufig erst am Vortag vermisst.
- Bereite Kirchenbänke, Altartisch, Messbücher, Namensschilder und Blumengestecke am Vortag vor. Getränke können dann bereits kalt stehen, während Kuchen und Gebäck am Festtag nur noch abgeholt und angerichtet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Erstkommunionfeier organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Kirche, Pfarrsaal und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann müssen die Einladungen zur Erstkommunion verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist ungefähr 3 Wochen vorher, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig geplant werden können.
- Was muss man für eine Erstkommunionfeier am Vortag vorbereiten?
- Am Vortag kannst du Getränke kalt stellen, Geschirr und Tischwäsche bereitstellen, Namensschilder vorbereiten und Kirchenbänke sowie Eingang kontrollieren. Auch Messbücher, Dekoration und die Materialien für das Buffet sollten dann vollständig bereitliegen.
- Wie viele Getränke braucht man bei einer Erstkommunionfeier?
- Rechne für das erste Stunden etwa 2 bis 3 Getränke pro erwachsene Person und plane zusätzlich Wasser für Kinder und den Gottesdienst ein. Bei einer Feier von 30 Gästen sind 10 Prozent Reserve bei Flaschen und Gläsern sinnvoll.
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