E-biketocht organiseren: complete checklist
Een e-biketocht organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt ook een veilige omleiding, een rustlocatie, technische controle en voldoende laadmogelijkheden. Plan de route eerst op afstand en reistijd, en werk daarna de deelnemersinformatie en materialen uit. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de start, rustpunten en finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie bevestigen
Rustlocatie reserveren
Veilige omleidingsroute uitwerken
2 personen
Route met de fiets voorrijden
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Weersverwachting controleren
Route en rustpunten controleren
2 personen
GPX-bestand en routekaarten maken
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsreparatiemateriaal controleren
Laadpunten en stroom controleren
2 personen
Startpakketjes samenstellen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Technische fietscontrole klaarzetten
2 personen
EHBO- en reparatiepost inrichten
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Fietsen technisch controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groep laten vertrekken
3 personen
Achterblijvende deelnemers begeleiden
2 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Rustpunt opbouwen
3 personen
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routeborden terughalen
2 personen
Deelnemers bij finish ontvangen
4 personen
Finishdrankjes serveren
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Fietsenrekkenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterdispensersaantal 4
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 6
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 2
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 10
- Fietsstandaardsaantal 2
- Reflectievestenaantal 10
- Fietsverlichtingssetsaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 20
- Routebordenaantal 20
- Spanbandenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Warmtedekensaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Registratie
- Klembordenaantal 4
- Baliepennenaantal 20
- Naamstickersaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
- Routekaartenaantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handgelhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de volledige route uiterlijk één à twee weken vooraf met de fiets voor. Controleer kruisingen, wegwerkzaamheden, hoogteverschillen en plekken waar routeborden of een omleiding nodig zijn.
- Leg laadpunten en beschikbare stroom vooraf vast bij de start, rustlocatie en finish. Controleer minimaal één week van tevoren of verlenghaspels en stekkerdozen veilig kunnen worden gebruikt.
- Stuur deelnemersinformatie ten minste zeven dagen voor vertrek. Vermeld de starttijd, afstand, rustpunten, routekaart of GPX-bestand, noodcontact en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Plan bij de start een technische fietscontrole van ongeveer 5 minuten per deelnemer. Zet fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden, reflectievesten en fietsverlichtingssets klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.
- Controleer het weer 48 uur en opnieuw 3 uur voor de tocht. Pas bij regen, harde wind of slecht zicht de route aan en zorg dat partytenten, koelboxen, warme dranken en EHBO-materiaal op de rustpunten bereikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een e-biketocht te organiseren?
- Reken op minimaal 4 weken voor een tocht met meerdere deelnemers en een gereserveerd rustpunt. Gebruik de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten, routekaarten en materiaalcontrole.
- Hoeveel kilometer moet een e-biketocht zijn?
- Kies de afstand op basis van de langzaamste deelnemer en plan een rustpunt ongeveer elke 20 tot 30 kilometer. Houd extra tijd over voor technische problemen, kruisingen en laadstops.
- Wanneer controleer je de route van een e-biketocht?
- Rijd de route uiterlijk 1 à 2 weken vooraf volledig voor en controleer route en rustpunten opnieuw 1 dag voor vertrek. Werk een veilige omleidingsroute uit zodra er wegwerkzaamheden of onduidelijke passages zijn.
- Hoeveel tijd voor vertrek moeten deelnemers aanwezig zijn?
- Laat deelnemers 30 tot 45 minuten voor de geplande start komen. In die tijd kun je aanmelden, de technische fietscontrole uitvoeren, routekaarten uitdelen en de groep kort instrueren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!