E-Bike-Tour organisieren: Checkliste für die Planung

Eine E-Bike-Tour steht und fällt mit einer realistisch geplanten Strecke, klaren Treffpunkten und funktionierender Technik. Lege zuerst Distanz, Start und Ziel fest und fahre die Route selbst ab, bevor du Einladungen verschickst. Plane Ruhepunkte, sichere Umleitungen sowie Lade- und Reparaturmöglichkeiten ein. Kurz vor dem Termin zählen Wetterkontrolle, Teilnehmerlisten, Verpflegung und eine verständliche Streckenkarte – besonders Dinge wie Ersatzschläuche, Funkgeräte und Warnwesten werden sonst leicht zu spät bereitgelegt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Distanz festlegen
2 Personen
Start- und Zielort bestätigen
Ruhebereich reservieren
Sichere Umleitungsroute ausarbeiten
2 Personen
Strecke mit dem Fahrrad vorfahren
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Notfallkontakte sammeln
Wettervorhersage prüfen
Strecke und Ruhepunkte kontrollieren
2 Personen
GPX-Datei und Streckenkarten erstellen
Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrradreparaturmaterial überprüfen
Ladestationen und Strom prüfen
2 Personen
Startpakete zusammenstellen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Technische Fahrradkontrolle vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
Betreuer einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Fahrräder technisch prüfen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Gruppe abfahren lassen
3 Personen
Verbliebene Teilnehmende begleiten
2 Personen
Vordergruppe begleiten
2 Personen
Ruhebereich aufbauen
3 Personen
Getränke und Snacks verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Wegweiser einsammeln
2 Personen
Teilnehmende im Ziel empfangen
4 Personen
Getränke für das Ziel servieren
3 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teilnehmer sicher abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Müll einsammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Routenunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 60
FahrradständerAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserspenderAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 2
FahrradreparatursetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 10
FahrradständerAnz. 2
WarnwestenAnz. 10
Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
WegweiserAnz. 20
SpanngurteAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WärmedeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Registrierung

KlemmbretterAnz. 4
TresenstifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
RoutenpläneAnz. 60

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HanddesinfektionsständerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Strecke nach dem langsamsten erwarteten Teilnehmer und setze spätestens alle 15 bis 20 Kilometer einen Ruhepunkt. Prüfe dort auch Sitzplätze, Schatten und die Möglichkeit zum Nachladen.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Sammle dabei Notfallkontakte, Ernährungswünsche und die Telefonnummer einer Begleitperson, statt diese Angaben erst am Start einzuholen.
Fahre die Route mindestens einmal vollständig mit dem Fahrrad ab. Markiere enge Stellen, Baustellen und gefährliche Abzweigungen und erstelle zusätzlich eine GPX-Datei sowie gedruckte Streckenkarten.
Bereite pro Person mindestens 1 bis 1,5 Liter Getränke für eine mehrstündige Tour vor und fülle die Kühlboxen erst am Veranstaltungstag. Kaffee und Tee kannst du in Thermoskannen etwa 30 Minuten vor dem Start bereitstellen.
Richte die technische Kontrolle mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein. Lege Luftpumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche, Beleuchtungssets und Erste-Hilfe-Material sichtbar bereit und teste Funkgeräte sowie Ladestationen.

Häufige Fragen

Wie viele Kilometer sollte eine E-Bike-Tour haben?: Für eine gemischte Gruppe sind etwa 30 bis 60 Kilometer meist gut planbar. Rechne zusätzlich 15 bis 20 Minuten Pause pro 15 bis 20 Kilometer und berücksichtige Steigungen sowie Ladezeiten.
Wie früh muss man eine E-Bike-Tour planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, wenn Strecke, Ruhebereich und Start-Ziel-Ort noch abgestimmt werden müssen. Teilnehmerinfos und Anmeldungen sollten spätestens 7 Tage vor der Tour verschickt beziehungsweise abgeschlossen sein.
Was muss man bei einer E-Bike-Tour als Notfallausrüstung dabeihaben?: Plane mindestens ein Fahrradreparaturset, zwei Ersatzschläuche, eine Luftpumpe, Beleuchtungssets und einen Erste-Hilfe-Koffer ein. Für größere Gruppen sind Warnwesten, Verkehrskegel und Funkgeräte sinnvoll, damit Pannen und Umleitungen schnell koordiniert werden können.
Wie viel Verpflegung braucht man pro Person bei einer E-Bike-Tour?: Rechne für eine mehrstündige Tour mit 1 bis 1,5 Litern Getränken pro Person und ergänze eine einfache Zwischenverpflegung. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter pro Person als Reserve einplanen.

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