Checklist voor een duurzame kerstmarkt organiseren

Een duurzame kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie regelen. Je legt eerst datum, openingstijden, terreinindeling, vergunningen, stroom en water vast. Daarna volgen standhouders, lokale makers, goede doelen, vrijwilligers en bezoekerscommunicatie. Reserveer herbruikbare bekers, mokken, borden en bestek ruim op tijd en maak een concreet plan voor catering, afval en slecht weer. Deze checklist bundelt 76 taken en 54 spullen in een logische volgorde, zodat je niet op het laatste moment nog materiaal of informatie moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden bevestigen
2 personen
Locatie en terreinindeling vastleggen
2 personen
Vergunningen en veiligheidsregels controleren
2 personen
Stroompunten en wateraansluiting reserveren
Standhouders uitnodigen
2 personen
Lokale makers en goede doelen benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Dieetwensen van medewerkers verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Leveranciers en boodschappen plannen
2 personen
Herbruikbare materialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen reserveren
Promotietekst en programma maken
2 personen
Evenement online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Route- en parkeergegevens publiceren
Standhoudersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Dienstenrooster bevestigen
Weersverwachting controleren
Weerplan aan standhouders sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Stroom en water aansluiten
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Verlichting monteren
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kraam- en routeborden plaatsen
2 personen
Kassa- en betaalpunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Warmhoudapparatuur testen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalscheiding inrichten
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorraad en koeling controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Licht en stroom controleren
Programmaonderdelen aankondigen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten uitladen
3 personen

Nazorg

Voedsel veilig verpakken
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Servies en materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Stroom en water afsluiten
2 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Terreinoplevering controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan standhouders sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Kraamtafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Krukkenaantal 12
Kleedjes voor tafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare mokkenaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 200
Opscheplepelsaantal 8
Tangen voor hapjesaantal 6
Afwasteilaantal 4

Decoratie

Houten bewegwijzeringsbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 80
Krijtbordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 12
Kerstbomenaantal 4
Houten kerstdecoratieaantal 40
Stoffen slingersaantal 12
Houten kerststerrenaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 12

Apparatuur

Warmwaterketelsaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Warmhoudplatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Acculampenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koksmesaantal 4
Snijplankenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Pollepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumvrije bakplatenaantal 4

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlantaarnsaantal 16
Oplaadbare kaarsenaantal 30
Lichtgevende pijlenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je standplaatsen toewijst. Controleer per kraam de afstand tot stroom en water en houd ruimte vrij voor bezoekersroutes, bewegwijzering en hulpdiensten.
Stuur standhouders uiterlijk 2 weken voor de kerstmarkt een informatiebericht met hun plek, opbouwtijd, parkeergegevens, stroomafspraken en het weerplan. Zo voorkom je losse telefoontjes in de laatste dagen.
Tel herbruikbare bekers, mokken, borden en bestek op basis van het verwachte bezoekersaantal plus minimaal 10% reserve. Plan ook afwasteilen en een vaste plek voor gebruikte materialen; anders raakt de voorraad tijdens de markt verspreid.
Maak de cateringberekening apart voor warme dranken en eten. Controleer dieetwensen van medewerkers minstens 1 week vooraf en regel warmwaterketels, thermoskannen, soepketels en warmhoudplaten vóór je de boodschappen doet.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en stuur het weerplan opnieuw naar standhouders en vrijwilligers. Leg vast wie partytenten, tafels, stoelen, kratten en decoratie controleert en wanneer alles wordt opgebouwd en afgebroken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een duurzame kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, openingstijden en vergunningen. Nodig standhouders en lokale makers daarna uiterlijk 8 weken vooraf uit, zodat je aanmeldingen en standplaatsen nog rustig kunt verwerken.
Hoeveel herbruikbare bekers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken met het verwachte aantal gelijktijdige gebruikers en plan minimaal 10% reserve. Bij 200 verwachte gebruikers zijn dat bijvoorbeeld 220 bekers, naast aparte mokken voor warme dranken en voldoende opslag voor gebruikte exemplaren.
Wanneer moet ik het weerplan voor een kerstmarkt maken?: Maak een basisplan uiterlijk 1 week vooraf en controleer het opnieuw 3 dagen voor de markt. Stuur de definitieve versie daarna direct aan standhouders en vrijwilligers, met afspraken over partytenten, bevestiging van decoratie en wijzigingen in de terreinindeling.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstmarkt?: Plan minimaal 3 uur voor opbouw als partytenten, kraamtafels, bewegwijzering, decoratie en warmhoudapparatuur klaarstaan. Reserveer extra tijd wanneer stroom- of wateraansluitingen nog moeten worden gecontroleerd of wanneer meerdere standhouders zelf opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.