Checkliste für einen nachhaltigen Weihnachtsmarkt

Ein nachhaltiger Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände, Lichter und Glühwein. Kläre zuerst Gelände, Genehmigungen, Anschlüsse und Öffnungszeiten, bevor du Anbieter einlädst. Danach folgen Standvergabe, Besucherinformationen, Mehrwegmaterial, Catering und der Helferplan. Diese Checkliste führt dich durch die Planung mit 76 Aufgaben und 54 benötigten Gegenständen – einschließlich der Punkte, die kurz vor dem Termin oft vergessen werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
Standort und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
2 Personen
Stromanschlüsse und Wasseranschluss reservieren
Standbetreiber einladen
2 Personen
Lokale Kreative und Wohltätigkeitsorganisationen ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Essenswünsche der Mitarbeitenden erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Lieferanten und Einkäufe planen
2 Personen
Wiederverwendbare Materialien inventarisieren
2 Personen
Fehlende Materialien reservieren
Werbetext und Programm erstellen
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Route und Parkinformationen veröffentlichen
Informationen für Aussteller senden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Dienstplan bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Wettereinsatzplan an die Standbetreiber senden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Strom und Wasser anschließen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Beleuchtung montieren
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Stand- und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Kassen- und Zahlungsstelle einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Warmhaltegeräte testen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Mülltrennung einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm und Lageplan verteilen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Bestand und Kühlung kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Licht und Strom kontrollieren
Programmpunkte ankündigen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller ausladen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Strom und Wasser abschalten
2 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Mehrweggeschirr abwaschen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand verstauen
2 Personen
Übergabe des Geländes prüfen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Standbetreiber senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MessetischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
HockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServierlöffelAnz. 8
Zangen für HäppchenAnz. 6
SpülwanneAnz. 4

Dekoration

Hölzerne WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 80
KreidetafelnAnz. 10
KreidestifteAnz. 12
WeihnachtsbäumeAnz. 4
Holz-WeihnachtsdekorationAnz. 40
StoffgirlandenAnz. 12
Holz-WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12

Ausstattung

HeißwasserkesselAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Akku-LampenAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Küche

KochmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KellenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Aluminiumfreie BackblecheAnz. 4

Reinigung

Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
Wiederaufladbare KerzenAnz. 30
LeuchtpfeileAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Strom- und Wasseranschlüsse frühzeitig und prüfe mindestens zwei Wochen vor dem Markt, ob die Anschlüsse für Kessel, Warmhalteplatten und Stände ausreichen.
Plane Mehrwegbecher, Teller, Schüsseln und Besteck nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl. Rechne mit mindestens zwei Umläufen pro Person und lege Spülwannen sowie einen klaren Rückgabeort fest.
Verschicke Standinformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Sie sollten Standplatz, Aufbauzeit, Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Strom- und Wasseranschlüsse sowie den Wetterplan enthalten.
Bestätige den Helferdienstplan mindestens 3 Tage vorher und erfasse die Essenswünsche der Mitarbeitenden. Plane feste Übergaben ein, damit Kasse, Ausschank und Spülbereich nicht unbesetzt bleiben.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und sende den Wettereinsatzplan an alle Standbetreiber. Lege fest, wann Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze oder wetterfeste Aufbewahrungsboxen eingesetzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen nachhaltigen Weihnachtsmarkt anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Strom, Wasser und die Geländenutzung solltest du ebenfalls frühzeitig verbindliche Reservierungen einholen.
Wie viele Mehrwegbecher brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens 1,5 bis 2 Becher pro erwarteter Besucherin beziehungsweise erwartetem Besucher ein, wenn die Becher während der Veranstaltung gespült oder zurückgegeben werden. Ohne schnellen Spülkreislauf brauchst du eine größere Reserve.
Wann soll ich die Standplätze für den Weihnachtsmarkt vergeben?: Ordne die Standplätze spätestens 3 Wochen vor dem Markt zu. So bleiben noch mindestens 14 Tage, um fehlende Anschlüsse, besondere Wünsche und die Informationen für die Aussteller zu klären.
Wann muss der Helferplan für den Weihnachtsmarkt fertig sein?: Bestätige den Dienstplan spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Plane zusätzlich eine kurze Einweisung am Veranstaltungstag ein, damit alle Helfenden wissen, wer für Ausschank, Spülen, Aufbau und Besucherfragen zuständig ist.

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