Checklist voor een duurzaamheidsfietstocht organiseren
Een duurzaamheidsfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk verkeersveiligheid, deelnemersinformatie, vrijwilligers, fietspechhulp, catering en afvalinzameling. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar aanmeldingen en een duidelijke groepsindeling. In de laatste week controleer je de weersverwachting, routeborden, EHBO, noodcontacten en de praktische voorzieningen op start- en eindlocatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
2 personen
Fietsroute op veiligheid controleren
3 personen
Alternatieve route uitwerken
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Deelnemersinformatie publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Groepsindeling maken
2 personen
Routebegeleiders aanwijzen
2 personen
EHBO-verantwoordelijken aanwijzen
Fietspechhulp aanwijzen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Afvalinzameling regelen
Sanitair op locatie controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemerspakket samenstellen
3 personen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
Accu's en powerbanks opladen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Event
Startterrein afzetten
3 personen
Eindterrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Fietsparkeerplaats inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Deelnemerspakketten uitdelen
2 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
4 personen
Routebegeleiding uitvoeren
8 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
EHBO-hulp verlenen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Binnenkomende fietsers registreren
3 personen
Fietsen veilig stallen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Korte routepresentatie geven
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Routeborden verzamelen
4 personen
Nazorg
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Fietspechmateriaal aanvullen
Routeborden schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 4
- Fietsrekkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Routebenodigdheden
- Routebordenaantal 24
- Pijlbordenaantal 18
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 24
- Spanbandenaantal 12
- Grondpennenaantal 30
- Hesjes voor begeleidersaantal 12
- Routekaartenaantal 75
- Klembordenaantal 6
- Stiftenaantal 12
Fietsbenodigdheden
- Fietspompenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Plaksetsaantal 8
- Inbussleutelsetsaantal 4
- Kettingolieaantal 2
- Tie-wrapsaantal 100
- Werkhandschoenenaantal 8
EHBO
- EHBO-koffersaantal 3
- Koelpakkenaantal 12
- Reddingsdekensaantal 6
- Wegwerphandschoenenaantal 50
- Desinfecterende doekjesaantal 3
- Pleistersaantal 100
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermosboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerplateausaantal 10
- Keukenhanddoekenaantal 12
Decoratie
- Duurzaamheidsbannersaantal 4
- Krijtbordenaantal 6
- Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Blikvangersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minimaal twee keer: eerst bij het vastleggen en opnieuw kort voor de tocht. Werk een alternatieve route uit voor wegwerkzaamheden, slecht wegdek of een afgesloten kruising.
- Plan vrijwilligers per taak en houd de bezetting concreet: wijs routebegeleiders, EHBO-verantwoordelijken en fietspechhulp aan voordat je de deelnemersinformatie publiceert.
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten bij de aanmelding en geef de definitieve gegevens uiterlijk enkele dagen voor de tocht door aan de cateraar en verantwoordelijke begeleiders.
- Maak routekaarten en deelnemerspakketten pas na het sluiten van de aanmeldingen definitief. Zo klopt de groepsindeling en voorkom je dat je route-informatie of aantallen opnieuw moet afdrukken.
- Controleer de praktische opbouw vooraf op locatie: fietsrekken, routeborden, afzethekken, verlichting, stroomvoorziening en sanitair. Test de mobiele geluidsinstallatie en microfoons vóór de start, niet tijdens de briefing.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidsfietstocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en eindlocatie en vergunningen of meldingen. Open daarna de aanmeldingen en plan de vrijwilligers ruim vóór de laatste week.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een duurzaamheidsfietstocht?
- Dat hangt af van het aantal groepen en de route, maar plan minimaal één routebegeleider per groep en daarnaast aparte verantwoordelijken voor EHBO en fietspechhulp. Maak de definitieve groepsindeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal enkele dagen vóór de tocht.
- Wanneer controleer ik de fietsroute en de alternatieve route?
- Controleer de hoofdroute bij de voorbereiding en nogmaals 3 tot 7 dagen vóór vertrek. Loop of fiets de alternatieve route op hetzelfde moment na, zodat je bij een afsluiting direct kunt omleiden.
- Wat moet ik een week voor de fietstocht nog regelen?
- Werk de deelnemerslijst bij, geef dieetwensen door aan de cateraar en bevestig vrijwilligers, EHBO en fietspechhulp. Controleer ook de weersverwachting, routeaanduiding, sanitair, stroom en de voorraad reserve binnenbanden en plaksets.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!