Organiser une randonnée cycliste durable : la checklist

Une randonnée cycliste durable se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des participants et de la sécurité. Fixe l’itinéraire, vérifie les autorisations et prévois une solution de repli avant d’ouvrir les inscriptions. Les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et la répartition des groupes doivent être centralisés assez tôt. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’aux cartes d’itinéraire, au dépannage vélo et à la gestion des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Vérifier la sécurité de l’itinéraire cyclable
3 personnes
Élaborer un itinéraire alternatif
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les informations d'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier les informations des participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Désigner les accompagnateurs de parcours
2 personnes
Désigner les responsables des premiers secours
Désigner l’assistance dépannage vélo
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier les sanitaires sur site
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Transmettre les demandes diététiques au traiteur
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Composer le pack participant
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Recharger les batteries et les powerbanks
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

Balisage de la zone de départ
3 personnes
Balisage de la zone d'arrivée
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le parking à vélos
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les kits des participants
2 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Laisser partir les groupes de cyclistes
4 personnes
Assurer l'encadrement du parcours
8 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les cyclistes à l’arrivée
3 personnes
Stationner les vélos en toute sécurité
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le repas
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Faire la brève présentation de l’itinéraire
Trier les déchets séparément
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Compléter le matériel de dépannage vélo
Nettoyer les panneaux de parcours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tabourets de barqté 4
Porte-vélosqté 12
Nappesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 6
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de parcours

Panneaux de directionqté 24
Panneaux indicateursqté 18
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Sangles d'arrimageqté 12
Piquets de solqté 30
Gilets pour les accompagnateursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 75
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12

Matériel de vélo

Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 20
Sets de collageqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Huile pour chaîneqté 2
Attaches-câblesqté 100
Gants de travailqté 8

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 6
Gants jetablesqté 50
Lingettes désinfectantesqté 3
Pansementsqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Boîtes isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Bannières de durabilitéqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Guirlandes réutilisablesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaisqté 3
Éléments pharesqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par valider la date, le départ, l’arrivée et l’itinéraire principal. Prépare aussi un parcours alternatif avant de publier les informations aux participants.
Ouvre les inscriptions dès que les autorisations, l’assurance et les conditions de sécurité sont vérifiées. Demande en même temps un contact d’urgence et les besoins alimentaires de chaque participant.
Prévois un encadrant par groupe et désigne séparément les responsables des premiers secours et du dépannage vélo. Donne-leur des gilets identifiables, des téléphones chargés et les cartes du parcours.
Transmets les demandes diététiques au traiteur plusieurs jours avant la randonnée et confirme le nombre final de repas après la dernière mise à jour des inscriptions. Vérifie aussi les sanitaires du lieu de départ et d’arrivée.
Le jour J, installe les panneaux, cônes et barrières avant l’arrivée des cyclistes. Charge les batteries externes, teste la sonorisation et regroupe les pompes, démonte-pneus, chambres à air et clés Allen au même point d’assistance.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée cycliste ?: Ouvre-les dès que la date, l’itinéraire, les autorisations et l’assurance sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Cela laisse le temps de recruter les bénévoles et de répartir les groupes.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une randonnée cycliste ?: Prévois au moins 1 accompagnateur identifié par groupe, avec un responsable principal pour chaque parcours. Ajoute des personnes distinctes pour les premiers secours et le dépannage vélo, plutôt que de concentrer toutes les responsabilités sur une seule personne.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Mets à jour la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement et transmets alors le nombre final de repas ainsi que les demandes diététiques. Garde une petite marge uniquement si le traiteur l’accepte.
Que prévoir pour les petites pannes de vélo ?: Installe un point d’assistance avec au minimum des pompes, démonte-pneus, chambres à air de rechange, sets de collage et jeux de clés Allen. Vérifie ce matériel la veille et place-le avec les personnes chargées du dépannage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.