Nachhaltigkeitsfahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Nachhaltigkeitsfahrradtour steht und fällt mit einer sicheren Strecke und klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Endpunkt fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Versicherungsdaten und eine Ausweichstrecke. Für die Durchführung brauchst du eingeteilte Streckenbegleiter, Ersthelfer und Fahrrad-Pannenhilfe. Teilnehmendenliste, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Routenpläne sollten spätestens kurz vor dem Termin vollständig sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Endlocation bestätigen
2 Personen
Fahrradroute auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Alternative Route ausarbeiten
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherungsdaten prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Gruppen einteilen
2 Personen
Streckenbegleiter einteilen
2 Personen
Ersthelfer festlegen
Fahrrad-Pannenhilfe festlegen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Müllentsorgung organisieren
Sanitäreinrichtungen vor Ort kontrollieren
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
Routenpläne drucken
2 Personen
Teilnehmerpaket zusammenstellen
3 Personen
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
Akkus und Powerbanks aufladen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

Startgelände absperren
3 Personen
Zielgelände absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Fahrradparkplatz einrichten
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Ruhebereich einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Teilnehmerpakete verteilen
2 Personen
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
Fahrradgruppen starten lassen
4 Personen
Streckenbegleitung durchführen
8 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
Erste-Hilfe leisten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Eintreffende Radfahrer registrieren
3 Personen
Fahrräder sicher abstellen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mahlzeit servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Kurze Routenpräsentation halten
Abfall getrennt sammeln
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Wegweiser einsammeln
4 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Material für Fahrradpannen auffüllen
Routenschilder reinigen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BarhockerAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 6
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Routenmaterial

WegweiserAnz. 24
WegweiserAnz. 18
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
SpanngurteAnz. 12
BodenankerAnz. 30
Weste für BegleitpersonenAnz. 12
RoutenpläneAnz. 75
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 12

Fahrradzubehör

FahrradpumpenAnz. 4
ReifenheberAnz. 8
ErsatzschläucheAnz. 20
KlebesetsAnz. 8
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
KettenölAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
ArbeitshandschuheAnz. 8

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
KühlakkusAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 6
EinweghandschuheAnz. 50
DesinfektionstücherAnz. 3
PflasterAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierplattenAnz. 10
KüchentücherAnz. 12

Dekoration

NachhaltigkeitsbannerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
Wiederverwendbare WimpelkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 3
BlickfängerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Fahrradroute nicht nur auf die gewünschte Länge, sondern auch auf Gefahrenstellen, Engpässe und Abstellmöglichkeiten. Eine alternative Route sollte vor dem Versand der Einladungen feststehen.
Teile Streckenbegleiter, Ersthelfer und Fahrrad-Pannenhilfe namentlich ein. Plane pro Gruppe mindestens eine erreichbare Ansprechperson mit Mobiltelefon und Powerbank ein.
Schließe Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 3 bis 5 Tage vorher und gib die Diätwünsche anschließend an das Catering weiter.
Kontrolliere das Reparaturmaterial vor dem Start: Fahrradpumpen, Reifenheber, Ersatzschläuche, Klebesets und Inbusschlüssel-Sätze helfen nur, wenn sie vollständig und den Begleitpersonen zugeordnet sind.
Drucke Routenpläne und stelle die Teilnehmerpakete vor dem Aufbau zusammen. Wegweiser, Verkehrskegel, Absperrgitter und Westen sollten nach Streckenabschnitten sortiert bereitliegen, damit der Aufbau nicht erst am Start beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nachhaltigkeitsfahrradtour planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Endlocation. Genehmigungen, Versicherungsprüfung und Helfersuche brauchen oft länger als Einladungen und Materialbestellung.
Wann müssen die Anmeldungen für eine Fahrradtour geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung idealerweise 3 bis 5 Tage vor der Tour. Dann kannst du Teilnehmergruppen, Streckenbegleiter, Catering, Ernährungswünsche und Teilnehmerpakete verlässlich vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht eine Nachhaltigkeitsfahrradtour?: Das hängt von der Gruppengröße und der Route ab, aber jede Gruppe braucht mindestens eine feste Begleitperson. Zusätzlich sollten Ersthelfer und Fahrrad-Pannenhilfe eindeutig benannt und während der gesamten Tour erreichbar sein.
Was muss bei schlechtem Wetter für die Fahrradtour vorbereitet werden?: Prüfe die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vorher und lege eine Entscheidung für die Durchführung fest. Eine alternative Route sowie bestätigte Start- und Endlocation helfen, wenn einzelne Streckenabschnitte unsicher oder nicht befahrbar sind.

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