Zo organiseer je een duurzaamheidscongres

Begin met de locatie, datum en programmablokken; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Benader daarna de sprekers, open het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan registratie, presentaties, techniek en bevoorrading niet alleen op papier, maar test ze ook vooraf. Een duurzaamheidscongres loopt vooral vast wanneer presentaties, adapters, leveringen of deelnemersinformatie pas op de congresdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Presentaties verzamelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Programma afdrukken
14
Route-informatie versturen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Koffiepauzes plannen
17
Lunchopstelling bepalen
2 personen
18
Reserveringen controleren
19
Leveringen bevestigen
20
Vrijwilligers instrueren
2 personen
21
Sprekersbriefing versturen
22
Presentaties testen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Naambadges klaarleggen
2 personen
32
Programma's klaarleggen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Duurzaamheidsdecoratie plaatsen
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Beamer en scherm testen
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Verlichting controleren
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Dieetopties markeren
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Sanitaire voorzieningen controleren

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Registratiebalie bemannen
3 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Programma toelichten
47
Opening begeleiden
2 personen
48
Sprekers aankondigen
49
Presentaties ondersteunen
2 personen
50
Tijdschema bewaken
51
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
52
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Pauzetafels afruimen
2 personen
56
Lunchbuffet openen
3 personen
57
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
58
Lunch serveren
4 personen
59
Servies afruimen
3 personen
60
Panelgesprek begeleiden
2 personen
61
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
62
Borrelhapjes serveren
3 personen
63
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
64
Afsluiting begeleiden
2 personen
65
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
66
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Ruimtes schoonmaken
4 personen
73
Sanitair nalopen
2 personen
74
Geleende spullen verzamelen
2 personen
75
Apparatuur retourneren
2 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
78
Verloren voorwerpen registreren
79
Bedankbericht versturen
80
Presentaties nasturen
81
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 10
Sprekersstoelenaantal 6
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare waterglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Tafelkleedklemmenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Kamerplantenaantal 10
Herbruikbare naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Duurzaamheidspostersaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsstickersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Rubberhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast en bevestig sprekers meteen met spreektijd, onderwerp en aanlevertijd voor hun presentatie. Zo kun je het programma afdrukken zonder last-minute wijzigingen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Vraag direct naar dieetwensen en verstuur uiterlijk 3 dagen voor het congres een bevestiging met route-informatie en het programma.
Plan de registratie met een aparte tafel, deelnemerslijst en naambadges. Print de lijst en badges uiterlijk de dag ervoor; wijzigingen op de ochtend zelf verwerk je met een pen op een extra exemplaar.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en presentatieklikker minimaal 1 werkdag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een wifi-hotspot klaar; juist adapters en stabiele verbinding worden vaak vergeten.
Stem catering af op het programma: plan koffiepauzes en lunchopstelling vooraf en controleer alle leveringen op de dag ervoor. Zet herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek klaar en koel dranken voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een duurzaamheidscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je locatie, datum en programma vast; daarna regel je sprekers, aanmeldingen, catering en techniek.
Wanneer moet ik sprekers voor een duurzaamheidscongres benaderen?: Benader sprekers zodra de datum en het programma op hoofdlijnen vaststaan, bij voorkeur 8 weken vooraf. Vraag hun presentatie uiterlijk 1 week voor het congres op en bevestig de briefing nogmaals 2 tot 3 dagen van tevoren.
Wanneer bestel je catering voor een congres?: Bestel catering zodra je een eerste deelnemersinschatting hebt en sluit de aantallen 5 tot 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving, zodat je niet op de congresdag hoeft te improviseren.
Hoe controleer je de techniek voor een congres?: Doe minimaal 1 werkdag vooraf een volledige test met de laptop, beamer, HDMI-adapters, microfoons en presentaties. Controleer op de ochtend zelf nog 30 tot 60 minuten voor ontvangst of alles werkt en opgeladen is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.