Organiser un congrès sur le développement durable, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et le programme avant de solliciter les intervenants. Pour un congrès sur le développement durable, les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de présentation doivent ensuite être suivis dans un même calendrier. Prévoyez aussi le parcours des participants : accueil, badges, pauses café, déjeuner et accès à la salle. Les oublis les plus fréquents concernent les tests techniques, les livraisons et les dernières confirmations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Rassembler les présentations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
2 personnes
11
Imprimer la liste des participants
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer le programme
14
Envoyer les informations sur l’itinéraire
15
Commander le catering
2 personnes
16
Planifier les pauses café
17
Définir l’agencement du déjeuner
2 personnes
18
Vérifier les réservations
19
Confirmer les livraisons
20
Briefer les bénévoles
2 personnes
21
Envoyer le briefing des intervenants
22
Tester les présentations
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les espaces
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
32
Préparer les programmes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Installer la décoration durable
2 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Vérifier l'éclairage
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Mettre en évidence les options diététiques
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Vérifier les installations sanitaires

Événement

43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Présenter le programme
47
Accompagner l'ouverture
2 personnes
48
Annoncer les intervenants
49
Soutenir les présentations
2 personnes
50
Veiller au planning
51
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
52
Préparer la pause café
3 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
56
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
57
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
58
Servir le déjeuner
4 personnes
59
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
60
Animer le débat
2 personnes
61
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
62
Servir les amuse-bouches
3 personnes
63
Animer le cocktail networking
2 personnes
64
Encadrer la clôture
2 personnes
65
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
66
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Nettoyer les espaces
4 personnes
73
Vérifier les sanitaires
2 personnes
74
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
75
Retourner le matériel
2 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Envoyer un message de remerciement
80
Renvoyer les présentations
81
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 10
Chaises des intervenantsqté 6
Cintresqté 30

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres à eau réutilisablesqté 120
Verres à vin réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pinces à nappeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Plantes d’intérieurqté 10
Badges nominatifs réutilisablesqté 120
Porte-badgesqté 120
Affiches sur la durabilitéqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Autocollants de tri des déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le programme, puis contactez les intervenants avec un délai de réponse précis. Demandez leurs présentations au plus tard 7 jours avant le congrès pour pouvoir les rassembler et les tester.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable. Fermez-le quelques jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et imprimer une liste fiable des participants.
Comptez les pauses et le déjeuner dans le déroulé, pas seulement les conférences. Prévoyez une table d’inscription, des badges nominatifs et un programme imprimé pour éviter les files dès l’arrivée.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les microphones avant l’ouverture. Gardez les présentations sur l’ordinateur de secours et prévoyez au moins une rallonge et une multiprise accessibles.
Envoyez les informations d’itinéraire et le briefing des intervenants avant le jour J, puis briefez les bénévoles sur place. Confirmez les réservations, le catering et les livraisons la veille, et refroidissez les boissons avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur le développement durable ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions, commander le catering et tester les présentations.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date, dès que le programme et le lieu sont confirmés. Fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges, le catering et la liste des participants.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant le congrès et relancez les retardataires 3 jours avant. Testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés le jour même.
Quand confirmer le catering et les livraisons ?: Confirmez les quantités, horaires et accès au lieu 48 à 72 heures avant le congrès. Vérifiez les livraisons la veille, notamment les boissons, le café, la vaisselle et les équipements de maintien au chaud.

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