Drachenbootrennen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Drachenbootrennen braucht mehr Vorlauf als nur reservierte Boote und ein paar Teams. Du musst den Wasserort sichern, Genehmigungen und Versicherung prüfen und einen belastbaren Sicherheitsplan aufstellen. Danach folgen Anmeldung, Teamaufteilung, Helfer, Wettkampfleitung und die Ausstattung für Start, Ziel und Wertung. Diese Checkliste bringt die 72 Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wasserort reservieren
Drachenboote reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Spielmodus festlegen
2 Personen
Start- und Ziellinie festlegen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Wettkampfleitung festlegen
Catering reservieren
Musik und Mikrofon organisieren
Preise und Medaillen bestellen
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
Startzeiten veröffentlichen
Route und Gelände inspizieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Spielplan ausdrucken
Teilnehmerinformationen bereitlegen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Gelände absperren
4 Personen
Drachenboote zu Wasser lassen
6 Personen
Wettkampfstrecken markieren
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne und Tonanlage aufbauen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Sicherheitsbojen platzieren
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränkebuffet einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
Teams registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Teilnehmer zu den Booten begleiten
6 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Erstes Rennen betreuen
8 Personen
Zweites Rennen begleiten
8 Personen
Drittes Rennen betreuen
8 Personen
Pause und Mittagessen servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Viertes Rennen betreuen
8 Personen
Halbfinale betreuen
8 Personen
Finale betreuen
8 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Catering abbauen
4 Personen
Drachenboote aus dem Wasser holen
6 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände sauber hinterlassen
5 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen

Nachbereitung

Materialien inventarisieren
2 Personen
Boote und Paddel reinigen
4 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geschirr und Küchenutensilien reinigen
3 Personen
Gelände ablaufen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Ergebnisse an die Teams senden
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Kaution für Material abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

DrachenbooteAnz. 4
PaddelAnz. 100
ErsatzpaddelAnz. 12
SitzbretterAnz. 4
StartflaggenAnz. 2
ZielflaggenAnz. 2
WettkampfpfeifenAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
Wasserdichte WertungstafelnAnz. 4
SpielerwestenAnz. 100
RettungsringeAnz. 8
RettungsleinenAnz. 8
Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 120
Schwimmwesten für JugendlicheAnz. 20
Wasserdichte FunkgeräteAnz. 8
PaddelständerAnz. 4

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 10
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 8
Wasserdichte HandyhüllenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4
StirnlampenAnz. 10

Dekoration

BannierfahnenAnz. 6
TeamfahnenAnz. 16
Startbogen
Rennlogo-BannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6

Reinigung

HandpumpenAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 12
NotfalltaschenlampenAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 12

Verwaltung

RegistrierungsformulareAnz. 150
TeilnehmererklärungenAnz. 150
WettkampfpläneAnz. 40
StartnummernAnz. 20
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
Wasserdichte DokumentenhüllenAnz. 30
ArmbänderAnz. 200
MedaillenAnz. 60
BecherAnz. 3
ZertifikateAnz. 20

Werkzeug

KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
SeilAnz. 200
HeringeAnz. 60
GummihämmerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
BöckeAnz. 12

Tipps

Reserviere Wasserfläche und Drachenboote frühzeitig und kläre spätestens 6 bis 8 Wochen vorher, ob zusätzliche Genehmigungen oder Vorgaben des Betreibers gelten. Ohne bestätigten Ort lassen sich Start- und Ziellinie, Route und Sicherheitsplan nicht zuverlässig planen.
Plane pro Boot mindestens ein Ersatzpaddel ein und halte Rettungsringe, Rettungsleinen sowie passende Schwimmwesten bereit. Prüfe die Ausrüstung bei der Geländebegehung und nicht erst am Wettkampftag.
Lege Spielmodus, Teilnahmebedingungen und Startzeiten fest, bevor du die Einladungen verschickst. Veröffentliche den fertigen Spielplan spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Teams Anreise und Besetzung organisieren können.
Besetze Wettkampfleitung, Ersthelfer und freiwillige Helfer mit klaren Schichten. Für Registrierung, Startbereich, Ziel, Wertung und Catering brauchst du am Veranstaltungstag getrennte Zuständigkeiten statt einer einzigen Ansprechperson.
Kühle Getränke am Vortag und bereite Startnummern, wasserdichte Wertungstafeln und den ausgedruckten Spielplan vor. Plane außerdem Strom und Ersatzlösungen für Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Funkgeräte ein, damit ein leerer Akku den Ablauf nicht stoppt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Drachenbootrennen organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Wasserort, Drachenboote, Genehmigungen, Versicherung und Sicherheitskonzept sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Rennen geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Drachenbootrennen?: Plane mindestens 8 bis 12 Helfer zusätzlich zur Wettkampfleitung und den Ersthelfern ein. Du brauchst getrennte Personen für Registrierung, Start, Ziel, Wertung, Strecke, Catering und Technik; bei mehr als 10 Teams entsprechend mehr.
Was muss beim Drachenbootrennen für die Sicherheit vorhanden sein?: Halte pro Startbereich Rettungsringe, Rettungsleinen und passende Schwimmwesten für Erwachsene und Jugendliche bereit. Der Sicherheitsplan sollte spätestens 2 Wochen vorher stehen und die Zuständigkeiten von Ersthelfern, Wettkampfleitung und Bootsbetreuung enthalten.
Wann sollte man die Startzeiten und Teamaufteilung veröffentlichen?: Veröffentliche Teamaufteilung und Startzeiten 3 bis 5 Tage vor dem Rennen. So können Teams ihre Anreise planen, Ernährungswünsche nachmelden und du kannst kurzfristige Ausfälle noch bearbeiten.

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