Organiser une course de bateaux-dragons sans rien oublier

Une course de bateaux-dragons demande de coordonner l’eau, les équipages et le public au même moment. Cette checklist de 72 tâches et 92 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du site jusqu’au rangement. Prévoyez suffisamment tôt les autorisations, l’assurance, les secours et les bateaux : ce sont les éléments qui bloquent le plus souvent l’organisation. Les inscriptions, la répartition des équipes et les horaires doivent ensuite être verrouillés avant le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le site au bord de l'eau
Réserver les bateaux dragons
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Définir l'encadrement de la compétition
Réserver le catering
Prévoir la musique et le micro
Commander les prix et médailles
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Publier les heures de départ
Inspecter le parcours et le terrain
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer le planning du match
Préparer les informations des participants
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Balisage du site
4 personnes
Mettre les bateaux dragons à l’eau
6 personnes
Délimiter les couloirs de course
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le système de son
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les bouées de sécurité
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Enregistrer les équipes
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les participants vers les bateaux
6 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Encadrer la première course
8 personnes
Encadrer la deuxième course
8 personnes
Encadrer la troisième course
8 personnes
Servir la pause et le déjeuner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la quatrième course
8 personnes
Encadrer les demi-finales
8 personnes
Encadrer la finale
8 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Guider le public vers la sortie
3 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Sortir les bateaux-dragons de l’eau
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Laisser le site propre
5 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes

Suivi

Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les bateaux et les pagaies
4 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Faire le tour du site
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Partager les photos avec les participants
Gérer la caution du matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 4
Pagaiesqté 100
Pagaies de rechangeqté 12
Planches d’assiseqté 4
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Sifflets de compétitionqté 6
Chronomètresqté 4
Tableaux de score étanchesqté 4
Maillots de compétitionqté 100
Bouées de sauvetageqté 8
Cordes de sauvetageqté 8
Gilets de sauvetage adultesqté 120
Gilets de sauvetage jeunesseqté 20
Talkies-walkies étanchesqté 8
Supports à pagaiesqté 4

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Chargeurs mobilesqté 8
Étuis étanches pour téléphoneqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes frontalesqté 10

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 6
Drapeaux d’équipeqté 16
Arche de départ
Bannières du logo de courseqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Corbeilles à painqté 6

Nettoyage

Pompes à mainqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Lampes torches de secoursqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 8
Tapis antidérapantsqté 12
Couvertures de survieqté 12

Administration

Formulaires d’inscriptionqté 150
Déclarations des participantsqté 150
Horaires des compétitionsqté 40
Numéros de départqté 20
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Pochettes de documents imperméablesqté 30
Braceletsqté 200
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 3
Certificatsqté 20

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 200
Piquetsqté 60
Marteaux en caoutchoucqté 4
Gants de travailqté 12
Tréteauxqté 12

Conseils

Réservez le site au bord de l’eau et les bateaux-dragons plusieurs mois à l’avance. Vérifiez dès la réservation les accès pour les secours, les zones d’embarquement et l’espace nécessaire aux tentes et aux tables.
Finalisez le format du concours, les lignes de départ et d’arrivée au moins 3 semaines avant l’événement. Cela vous laisse le temps de rédiger les conditions de participation et de publier des horaires réalistes.
Prévoyez un responsable par zone : inscriptions, embarquement, parcours, sécurité et résultats. Avec des talkies-walkies étanches, des sifflets et un tableau de score étanche, les décisions circulent plus vite entre la berge et l’organisation.
Ne limitez pas la sécurité aux gilets de sauvetage. Contrôlez aussi les bouées, les cordes de sauvetage, les pagaies de rechange et la présence effective des secours avant l’arrivée des équipes.
Refroidissez les boissons la veille et confirmez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires. Gardez une marge pour les bénévoles, les équipages qui restent sur place et les retards entre deux courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de bateaux-dragons ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les autorisations, l’assurance, la réservation du site et des bateaux doivent être sécurisées en premier, puis les inscriptions et les bénévoles peuvent être organisés.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une course de bateaux-dragons ?: Envoyez-les environ 8 à 10 semaines avant la course. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement afin de répartir les équipes et de publier les heures de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de bateaux-dragons ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour chaque zone clé et 2 personnes aux inscriptions. Ajoutez des bénévoles pour l’embarquement, le parcours, les résultats, le catering et le rangement selon le nombre d’équipes et de spectateurs.
Quand vérifier le parcours et le matériel de sécurité ?: Inspectez le parcours et le terrain dans la semaine précédant la course, puis faites un dernier contrôle le matin même. Vérifiez notamment les bouées, les cordes, les gilets, les pagaies de rechange, les radios et les moyens de communication.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.