Checklist pour organiser un festival de bateaux-dragons

Un festival de bateaux-dragons demande une coordination précise entre la course, la sécurité sur l’eau et l’accueil du public. Commence par fixer le lieu et la date, puis obtiens les autorisations avant de réserver les bateaux et les secours. Les inscriptions des équipes déterminent ensuite le format du concours, les séries et le programme. Cette checklist regroupe les 77 tâches et les 82 fournitures à prévoir, jusqu’au briefing des bénévoles, au catering et aux dernières vérifications météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Établir le plan de sécurité aquatique
2 personnes
Réserver les bateaux dragons
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
Réserver le service de secours
Assurer la présence des secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des équipes
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Vérifier les autorisations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Publier le programme des matchs
Briefer les bénévoles
3 personnes
Commander le catering
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la confirmation aux participants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les bateaux dragons à l’eau
6 personnes
Préparer les pagaies et les gilets de sauvetage
3 personnes
Installer les marquages de piste
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner les consignes de sécurité aux équipes
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Guider les équipes vers les bateaux
4 personnes
Encadrer les premières courses
8 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Informer le public
2 personnes
Accompagner les deuxièmes courses
8 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
8 personnes
Servir le buffet barbecue
5 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Fournir la musique
Allumer l’éclairage du soir
Servir le dernier tour
3 personnes
Annoncer le départ
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les marquages de piste
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 10
Barrières de fouleqté 30
Nappesqté 12
Parasolsqté 4

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 2
Bateau de réserve
Pagaiesqté 50
Gilets de sauvetageqté 60
Tambours de dragonqté 2
Drapeaux de départqté 4
Bouées de couloirqté 20
Lignes de pisteqté 8
Chronomètreqté 4
Mégaphonesqté 3
Numéros de départqté 150
Rubans de médailleqté 30
Trophéesqté 3

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Couvertures de survieqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de poche étanchesqté 6
Panneaux d'avertissementqté 8
Tapis antidérapantsqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Panneaux d’affichageqté 3
Tableau blanc

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Pichets en verreqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Bouilloireqté 2
Lavabos pour les mainsqté 3
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de dragonsqté 6
Décoration de tableqté 12
Panneaux de directionqté 10
Affiches du programmeqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Caisses de nettoyageqté 2
Étagères de séchageqté 2

Autre

Formulaires de locationqté 150
Stylosqté 30
Braceletsqté 150
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Serre-câblesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Obtiens les autorisations et valide le plan de sécurité aquatique plusieurs semaines avant l’événement. Fais confirmer les zones de départ et d’arrivée, les couloirs, les bouées et la présence des secours avant d’ouvrir les inscriptions.
Réserve un bateau-dragon de secours en plus des bateaux engagés. Prévois aussi un gilet de sauvetage pour chaque participant, ainsi que des bouées de sauvetage et des trousses de premiers secours facilement accessibles depuis la berge.
Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la course. Tu auras ainsi le temps de répartir les équipes, de publier les séries et de recueillir les besoins alimentaires sans modifier le programme au dernier moment.
Envoie la confirmation aux participants 3 à 5 jours avant le festival. Indique l’heure d’arrivée, le lieu exact, les consignes de sécurité, le programme des matchs et ce que chaque équipe doit apporter.
Teste le système de sonorisation, les mégaphones et le chronomètre avant l’ouverture au public. Refroidis les boissons la veille et prépare les en-cas le jour même, en gardant une marge pour les bénévoles et les équipes qui restent sur place plusieurs heures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de bateaux-dragons ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs équipes et une course sur l’eau. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver les bateaux et les secours, puis de traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course de bateaux-dragons ?: Lance les demandes 8 à 12 semaines avant la date prévue, ou plus tôt si le site impose une validation particulière. Vérifie toutes les autorisations au plus tard 2 semaines avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des équipes ?: Ouvre le formulaire environ 6 semaines avant le festival et fixe la clôture 10 à 14 jours avant la course. Il restera assez de temps pour établir la répartition des équipes et publier le programme des matchs.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de bateaux-dragons ?: La veille, vérifie les prévisions météo, les bateaux, les gilets de sauvetage, les bouées, la sonorisation et les zones de départ et d’arrivée. Refroidis également les boissons et confirme la présence des secours et des bénévoles.

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