Een camping familiedag organiseren: zo pak je het aan

Begin met het terrein en de kampeerplaatsen, pas daarna leg je het programma en de catering vast. Bij een familiedag op de camping moet je niet alleen rekenen op deelnemers, maar ook op overnachtingen, dieetwensen, koeling en slecht weer. Werk met een definitief aantal deelnemers voordat je boodschappen doet en verdeel de voorbereiding over meerdere momenten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling van eten, activiteiten, afval en noodinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein vastleggen
2 personen
2
Kampeerplaatsen reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Contactgegevens controleren
7
Programma opstellen
2 personen
8
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
9
Menukaart samenstellen
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Definitief aantal deelnemers bepalen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Voorraad houdbare producten controleren
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Groenten wassen en snijden
3 personen
17
Salades voorbereiden
3 personen
18
Marinades bereiden
2 personen
19
Spelmaterialen sorteren
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Muziek klaarzetten
22
Noodnummers afdrukken
23
Weerplan afdrukken
24
Koelboxen vullen
3 personen
25
Terrein inspecteren
2 personen
26
Afvalpunten plaatsen
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Picknickkleedjes uitspreiden
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Lichtslangen ophangen
3 personen
33
Muziek aansluiten
2 personen
34
Buffettafels inrichten
3 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Drankenbuffet inrichten
2 personen
37
Barbecue controleren
2 personen
38
Kruiden en sauzen klaarzetten
2 personen
39
Broodmanden vullen
2 personen
40
Hapjes schikken
3 personen
41
Vegetarische porties markeren
2 personen
42
Allergenenbord plaatsen
43
Spelposten uitzetten
4 personen
44
Waterpunten vullen
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Informatiebord plaatsen

Event

47
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
48
Gasten registreren
2 personen
49
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
51
Koffie en thee schenken
2 personen
52
Kinderspellen begeleiden
4 personen
53
Volksspellen begeleiden
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Barbecue aansteken
2 personen
58
Barbecue voorbereiden
3 personen
59
Barbecue serveren
5 personen
60
Salades en brood bijvullen
2 personen
61
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
62
Tafels afruimen
4 personen
63
Kinderdisco begeleiden
3 personen
64
Kampvuurplek controleren
2 personen
65
Kampvuur begeleiden
3 personen
66
Marshmallows uitdelen
2 personen
67
Koffie en thee bijvullen
2 personen
68
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
69
Kampvuur doven
3 personen
70
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

71
Servies verzamelen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Eten gekoeld opbergen
2 personen
74
Barbecue veilig afsluiten
2 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Partytenten afbreken
6 personen
77
Versiering verwijderen
3 personen
78
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
79
Servies afwassen
4 personen
80
Keuken schoonmaken
3 personen
81
Koelboxen legen
2 personen
82
Terrein schoonmaken
4 personen
83
Toiletten schoonmaken
2 personen
84
Materialen drogen en sorteren
3 personen
85
Voorraad opbergen
2 personen
86
Huurmaterialen retourneren
2 personen
87
Gevonden voorwerpen bewaren
88
Restanten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Picknicktafelaantal 4
Picknickkleedaantal 10
Buffettafelaantal 3
Afvalbakaantal 6
Koelboxaantal 5
Opbergbakaantal 8
Kapstokrekaantal 2

Servies

Herbruikbaar bordaantal 70
Herbruikbare komaantal 50
Herbruikbaar glasaantal 100
Koffiekopaantal 40
Mokaantal 30
Vorkaantal 70
Mesaantal 70
Lepelaantal 70
Opscheplepelaantal 12
Serveerschaalaantal 12
Schenkkanaantal 8
Thermoskanaantal 6

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 3
Keukentangaantal 6
Barbecuetangaantal 4
Barbecueaantal 2
Bakplaataantal 2
Warmhoudbakaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Powerbankaantal 4
Waterkokeraantal 3
Koffiezetapparaataantal 2
Draagbare koelboxaantal 2

Verlichting

Lichtsnoeraantal 6
LED-lantaarnaantal 8
Hoofdlampaantal 6
Batterijlampaantal 6

Sportmateriaal

Voetbalaantal 3
Volleybalaantal 2
Kubbspelaantal 2
Touwtrektouw
Frisbeeaantal 4
Waterballonnenaantal 100
Springtouwaantal 6
Hoepelaantal 8
Sjoelbak
Ringwerpsetaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Ballonnenaantal 80
Tafelloperaantal 8
Naamkaartjeaantal 70
Krijtbordaantal 3
Krijtstiftaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Plakbandaantal 6

Veiligheid

EHBO-doosaantal 2
Zaklampaantal 4
Reflectievestaantal 6
Brandblusdekenaantal 2
Brandblusseraantal 2
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilaantal 4
Afwasborstelaantal 4
Sponsaantal 12
Vuilnisgrijperaantal 2
Emmeraantal 6
Bezemaantal 4
Vloertrekkeraantal 2
Handdoekaantal 20

Overig

Prikbord
Pennenaantal 12
Permanentstiftenaantal 6
Ducttapeaantal 4
Touwaantal 2
Wasmandaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, terrein en kampeerplaatsen zo vroeg mogelijk vast. Verstuur de uitnodigingen zodra je weet hoeveel plaatsen beschikbaar zijn en vraag meteen dieetwensen, contactgegevens en het aantal deelnemers per gezin op.
Maak het programma in blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten. Plan spelactiviteiten met een alternatief voor regen en leg spelmaterialen vooraf per activiteit klaar, zodat je op de camping niet hoeft te zoeken.
Bepaal het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Controleer daarna de boodschappenlijst, houdbare voorraad en hoeveelheden servies; gezinnen blijven vaak langer eten en drinken dan vooraf gedacht.
Bereid de maaltijd zoveel mogelijk de dag ervoor voor: groenten wassen en snijden, salades maken en marinades bereiden. Koel dranken en bederfelijke producten pas vlak voor vertrek in koelboxen en houd een aparte koelbox voor eten.
Inspecteer het terrein bij aankomst en richt eerst de praktische zones in: partytent, tafels, zitplaatsen, buffet, afvalbakken en koelboxen. Leg naamkaartjes, muziek, noodnummers en het weerplan op één vaste plek neer; juist die kleine zaken worden vaak pas tijdens de eerste bui gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een camping familiedag organiseren?: Leg het terrein en de kampeerplaatsen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de familiedag de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen hebt.
Wanneer moet je het definitieve aantal deelnemers bepalen?: Bepaal het definitieve aantal 5 tot 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor boodschappen, servies, zitplaatsen, kampeerplaatsen en de indeling van de spelactiviteiten.
Hoeveel drank heb je nodig voor een camping familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast extra water voor kinderen, warm weer en mensen die blijven kamperen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een camping familiedag?: Maak uiterlijk 2 dagen vooraf een weerplan en wijs een overdekte plek aan, bijvoorbeeld onder een partytent. Verplaats eten en kwetsbare activiteiten naar die plek en houd minstens één binnen- of regenbestendig spelprogramma achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.