Drachenbootfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Drachenbootfestival braucht deutlich mehr als Boote und ein Rennen. Du musst Wasserrettung, Genehmigungen, Teamaufteilung und den Ablauf an Land frühzeitig koordinieren. Besonders Sicherheitsplan, Ersatzboot und Helferbesetzung werden häufig zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zu gekühlten Getränken, Einweisung und Wettkampfplan durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Wassersicherheitsplan erstellen
2 Personen
Drachenboote reservieren
Spielmodus festlegen
2 Personen
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
Rettungsdienst organisieren
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Teams rekrutieren
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
Wettkampfplan veröffentlichen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerbestätigung versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Drachenboote zu Wasser lassen
6 Personen
Paddel und Schwimmwesten bereitlegen
3 Personen
Bahnenmarkierungen anbringen
4 Personen
Start- und Ziellinie markieren
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Freiwilligenposten besetzen
8 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Teams eine Sicherheitsunterweisung geben
3 Personen
Eröffnung ankündigen
Teams zu den Booten begleiten
4 Personen
Die ersten Rennen betreuen
8 Personen
Zwischenstände erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Zweite Läufe betreuen
8 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finale betreuen
8 Personen
Barbecue-Buffet servieren
5 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Sieger ehren
3 Personen
Musik organisieren
Abendbeleuchtung einschalten
Letzte Runde servieren
3 Personen
Abschied ankündigen
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Boote aus dem Wasser holen
6 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Bahnmarkierungen entfernen
3 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 30
TischdeckenAnz. 12
SonnenschirmeAnz. 4

Sportmaterial

DrachenbooteAnz. 2
Ersatzboot
PaddelAnz. 50
SchwimmwestenAnz. 60
DrachentrommelnAnz. 2
StartflaggenAnz. 4
BahnenbojenAnz. 20
BahnenAnz. 8
StoppuhrAnz. 4
MegafoneAnz. 3
StartnummernAnz. 150
MedaillenbänderAnz. 30
TrophäenAnz. 3

Sicherheit

RettungsringeAnz. 6
WurfleinenAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
Wasserdichte TaschenlampenAnz. 6
WarnschilderAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 10

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
GrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 3
Kasse
KartenterminalAnz. 2
PinnwändeAnz. 3
Whiteboard

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
GlaskaraffenAnz. 12
ServierplattenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
HandwaschbeckenAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
DrachenbannerAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
WegweiserAnz. 10
Programmatische PosterAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungskistenAnz. 2
TrockengestelleAnz. 2

Sonstiges

MietformulareAnz. 150
StifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 150
Wasserfeste StifteAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär Genehmigungen und Sicherheitskonzept mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Dazu gehören die Start- und Zielzone, Absperrungen, Rettungsdienst, Ersthelfer und ein klarer Wassersicherheitsplan.
Reserviere die Drachenboote früh und plane ein Ersatzboot ein. Prüfe außerdem, ob für jedes Team genügend Paddel und Schwimmwesten vorhanden sind und wer die Ausgabe dokumentiert.
Öffne die Anmeldung spätestens 6 bis 8 Wochen vorher. Erfasse dabei Teamgröße, Ernährungswünsche und Kontaktdaten, damit du die Teamaufteilung und Verpflegung nicht in den letzten Tagen nacharbeiten musst.
Veröffentliche den Wettkampfplan spätestens eine Woche vor dem Termin. Lege Startnummern, Bahnen, Startflaggen und Zeitmessung vorher fest und teile den Freiwilligen ihre Aufgaben mit Uhrzeit und Treffpunkt zu.
Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mit festen Zeitfenstern: Zelte, Tische, Absperrgitter und Beschallung sollten mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start stehen. Getränke gehören frühzeitig in die Kühlung, Snacks sollten vor Beginn portioniert sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Drachenbootfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Boote, Rettungsdienst und Sponsoren brauchen oft deutlich mehr Vorlauf als die Anmeldung der Teams.
Wie viele Drachenboote brauche ich für ein Festival?: Das hängt vom Spielmodus und der Zahl der Teams ab. Plane zusätzlich mindestens ein Ersatzboot ein, damit ein technischer Ausfall nicht den gesamten Zeitplan verschiebt.
Was gehört zum Sicherheitskonzept beim Drachenbootfestival?: Der Plan sollte Start- und Zielzone, Bahnen, Rettungsdienst, Ersthelfer, Schwimmwesten, Rettungsringe und Wurfleinen abdecken. Lege außerdem fest, wer bei einem Zwischenfall entscheidet und wie die Teams alarmiert werden.
Wann sollte ich den Wettkampfplan verschicken?: Verschicke die Teilnehmerbestätigung und den Wettkampfplan spätestens 7 Tage vor dem Festival. So können Teams Anreise, Startzeiten und besondere Ernährungswünsche rechtzeitig prüfen.

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