Dorpsfeest organiseren: een praktische checklist

Een dorpsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat tafels. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, vrijwilligers, catering, techniek en communicatie met bezoekers. Begin met de datum, locatie en toestemming; leg daarna programma, inschrijvingen en leveranciers vast. In de laatste week controleer je de bezoekerslijst, weersverwachting, plattegrond en indeling. Deze checklist helpt je om 85 taken en 48 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Muziek en entertainment reserveren
Vrijwilligers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Programma vastleggen
2 personen
Catering reserveren
Dieetwensen verzamelen
Definitieve bezoekerslijst maken
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
EHBO-contact regelen
Afvalinzameling afspreken
Toiletten controleren
Weersverwachting controleren
Reserveplan voor regen maken
2 personen
Plattegrond opstellen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Huurmaterialen bevestigen
Programma publiceren
Route en parkeren communiceren
Decoratie inkopen
2 personen
Non-food boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Materialen controleren
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Vlees en vegetarische producten marineren
2 personen
Materialen per post sorteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Toegang en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecue bedienen
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Muziek verzorgen
Verlichting controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Barmeubel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 18
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Aluminium grillschalenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Sportmateriaal

Kegelsaantal 20
Voetballenaantal 4
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 8
Spelprijsjesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd hiervoor bij voorkeur 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat toestemming en voorwaarden tijd kunnen kosten.
Maak uiterlijk 4 weken vooraf een voorlopig programma en benader voldoende vrijwilligers. Deel daarna taken per tijdsblok in, zoals opbouw, ontvangst, catering, toezicht en opruimen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak 7 dagen voor het feest een definitieve bezoekerslijst. Geef die lijst aan de catering en gebruik haar ook voor naamkaartjes en de vrijwilligersindeling.
Controleer een week vooraf toiletten, afvalinzameling, stroompunten en huurmaterialen. Test draagbare speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers arriveren.
Maak naast de plattegrond voor buiten ook een regenindeling met partytenten, tafels en verlichting. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf, zodat je op tijd kunt schakelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dorpsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en entertainment. Vier weken voor de datum moeten vrijwilligers, programma en catering grotendeels vastliggen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dorpsfeest?: Plan minimaal één vrijwilliger per vaste taakpost en daarnaast een kleine wisselploeg voor pauzes en onverwachte drukte. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf, met aparte mensen voor opbouw en opruimen.
Wanneer moet ik de catering voor een dorpsfeest reserveren?: Reserveer de catering 6 tot 8 weken vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest door. Gebruik daarna de definitieve bezoekerslijst voor de laatste aantallen en porties.
Wat moet ik regelen als het regent op de dag van het dorpsfeest?: Leg uiterlijk een week vooraf vast welke onderdelen onder partytenten of binnen plaatsvinden en hoe bezoekers daar komen. Controleer de weersverwachting 48 uur en 6 uur vooraf en verplaats tafels, techniek en verlichting volgens de reserveplattegrond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.