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Dorffest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorffest steht und fällt mit sauberer Abstimmung: Ort, Genehmigungen, Helfer, Essen, Programm und Technik müssen rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Location, Versicherung und Musik und halte Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend fest. In der letzten Woche klärst du Besucherzahl, Mietmaterial, Lageplan und Parkhinweise. Am Veranstaltungstag zählen kurze Übergaben, ein Regenplan und feste Zuständigkeiten für Erste Hilfe, Toiletten und Müll.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Musik und Unterhaltung buchen

  • Freiwillige ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Besucherliste erstellen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt organisieren

  • Müllabholung vereinbaren

  • Toiletten kontrollieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Regen-Notfallplan erstellen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Mietmaterialien bestätigen

  • Programm veröffentlichen

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Nicht-Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Schilder und Wegweiser anfertigen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Fleisch und vegetarische Produkte marinieren

    2 Personen

  • Materialien per Post sortieren

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Spielmaterial bereitstellen

    3 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Zugang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Grill bedienen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Musik organisieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 120
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • Bartheke

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • GrillsAnz. 3
  • GasflaschenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • ZangenAnz. 8
  • Aluminium-GrillschalenAnz. 12

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 150
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100

Sportmaterial

  • KegelAnz. 20
  • FußbälleAnz. 4
  • Tauziehseil
  • SpringseileAnz. 8
  • SpielpreiseAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege spätestens zwei bis drei Wochen vorher fest, wer welche Helferschicht übernimmt. Plane pro Aufgabe eine Ersatzperson ein, besonders für Ausschank, Grill und Auf- beziehungsweise Abbau.
  • Bestätige Mietmaterialien und Technik spätestens sieben Tage vor dem Dorffest. Prüfe dabei nicht nur Zelte, Tische und Stühle, sondern auch Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Batterien.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und übergib die endgültige Zahl mindestens drei bis fünf Tage vorher an das Catering. So lassen sich Portionen und besondere Speisen noch rechtzeitig anpassen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kommuniziere den Regen-Notfallplan. Zelte, Beleuchtung und ein geänderter Lageplan sollten dann nicht mehr improvisiert werden müssen.
  • Plane den Abbau bereits vor Beginn: Müllabholung, Rückgabe der Mehrweg-Geschirrteile und Kontrolle von Toiletten und Gelände brauchen feste Verantwortliche und eine Endzeit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dorffest organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Location, Genehmigungen, Versicherung, Musik und Catering sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin angestoßen oder bestätigt sein.
Was muss ich für ein Dorffest anmelden oder genehmigen lassen?
Prüfe mindestens vier Wochen vorher, ob für Ort, Ausschank, Musik, Zelte oder Verkehr besondere Genehmigungen nötig sind. Zusätzlich solltest du den Versicherungsschutz schriftlich klären.
Wie viele Helfer braucht man für ein Dorffest?
Für ein kleines bis mittleres Dorffest solltest du mindestens drei Bereiche gleichzeitig besetzen: Aufbau und Technik, Essen und Getränke sowie Einlass beziehungsweise Betreuung. Plane zusätzlich mindestens zwei Ersatzhelfer ein, damit Pausen möglich sind.
Wann soll ich die Besucherzahl für das Catering festlegen?
Erstelle drei bis fünf Tage vorher eine vorläufige und spätestens 24 Stunden vorher eine endgültige Besucherliste. Berücksichtige dabei Anmeldungen, Absagen und gemeldete Ernährungswünsche.

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