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Fête du village : la checklist pour tout organiser

Une fête du village demande de coordonner les autorisations, les habitants, les bénévoles, le repas et l’installation sur place. Cette checklist de 85 tâches et 48 fournitures suit l’ordre logique, de la réservation du lieu au rangement final. Elle inclut aussi les points souvent oubliés : assurance, besoins alimentaires, toilettes, premiers secours, stationnement et plan B en cas de pluie. Utilise-la pour répartir clairement les responsabilités et éviter les préparatifs de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver la musique et les animations

  • Contacter les bénévoles

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Définir le programme

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la liste définitive des visiteurs

  • Établir la répartition des bénévoles

    2 personnes

  • Prévoir un contact de premiers secours

  • Organiser la collecte des déchets

  • Vérifier les toilettes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Préparer un plan de secours en cas de pluie

    2 personnes

  • Établir le plan

  • Établir la liste de courses

    2 personnes

  • Confirmer les matériels de location

  • Publier le programme

  • Communiquer l’itinéraire et le stationnement

  • Acheter la décoration

    2 personnes

  • Faire les achats non alimentaires

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer les panneaux et la signalétique

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Récupérer les courses

    2 personnes

  • Laver les légumes et les fruits

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Mariner la viande et les produits végétariens

    2 personnes

  • Trier les matériaux par courrier

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Monter les tentes

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Aménager le bar

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    3 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

  • Mettre en place l’accès et la signalétique

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches sur des plateaux

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le coin café et thé

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Annoncer le programme

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    4 personnes

  • Distribuer les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • S’occuper du barbecue

    4 personnes

  • Distribuer séparément les repas spéciaux

    2 personnes

  • Dégager les tables

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Fournir la musique

  • Vérifier l'éclairage

  • Annoncer le dernier tour

  • Guider les visiteurs vers la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité

    3 personnes

  • Débarrasser les tables et les chaises

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Démonter les tentes

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 120
  • Tables hautesqté 6
  • Nappesqté 12
  • Meuble de bar

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 150
  • Bols réutilisablesqté 80
  • Verres réutilisablesqté 180
  • Tasses à caféqté 80
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

  • Barbecuesqté 3
  • Bouteilles de gazqté 4
  • Glacièresqté 8
  • Thermosqté 8
  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Verres doseursqté 3
  • Pincesqté 8
  • Plateaux à grillades en aluminiumqté 12

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Pilesqté 24

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 10

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Ballonsqté 150
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Décoration de tableqté 12
  • Badges nominatifsqté 150
  • Ruban adhésifqté 8
  • Attaches-câblesqté 100

Matériel de sport

  • Cônesqté 20
  • Ballons de footballqté 4
  • Corde de tir à la corde
  • Cordes à sauterqté 8
  • Petits lots de jeuqté 30

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Seauxqté 6
  • Serpillièresqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par le lieu et les autorisations : vérifie les règles applicables, l’assurance et les besoins techniques avant d’envoyer les invitations. Sans ces confirmations, le programme et la capacité d’accueil restent incertains.
  • Prévois une équipe de bénévoles avec une répartition écrite des rôles. Désigne notamment les personnes chargées de l’accueil, du service, de la sonorisation, des déchets et du rangement, puis confirme leur présence avant la dernière semaine.
  • Fixe une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 7 à 10 jours avant la fête. La liste définitive des visiteurs permet d’ajuster le catering, les badges, les tables, les chaises et la vaisselle réutilisable.
  • Ne reporte pas le plan pluie au jour même. Vérifie les prévisions 3 à 5 jours avant, confirme les tentes de réception et prépare un déroulé compatible avec un déplacement des activités à l’abri.
  • Contrôle le matériel loué et l’alimentation électrique au moins 48 heures avant l’installation. Compte les rallonges, multiprises, piles, enceintes, microphone et éclairages, puis vérifie aussi les barbecues, bouteilles de gaz, glacières et thermos.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête du village ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, vérifie les autorisations et l’assurance, puis lance les invitations lorsque la capacité et les conditions d’accueil sont confirmées.
Combien de temps avant faut-il confirmer les bénévoles ?
Établis la répartition des bénévoles 2 à 3 semaines avant la fête. Confirme ensuite chaque personne 5 à 7 jours avant, avec les horaires, le point de rendez-vous et la tâche attribuée.
Quand arrêter les inscriptions pour une fête du village ?
Fixe la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter le catering et le mobilier.
Que prévoir en cas de pluie pour une fête du village ?
Prépare un plan de secours au moins une semaine avant et vérifie les prévisions 3 à 5 jours avant. Prévois des tentes de réception, un parcours de circulation adapté et une version du programme réalisable à l’abri.

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