Checklist Dodenherdenking organiseren

Een Dodenherdenking vraagt om een vaste volgorde en een stille, goed voorbereide uitvoering. Leg eerst datum, locatie, vergunning en programma vast. Daarna regel je sprekers, voordragers, muzikanten, verkeersregelaars en de benodigde techniek. In de laatste week controleer je teksten, muziek, toegankelijkheid en het weer. Op de dag zelf draait alles om een tijdige opbouw, verstaanbaar geluid, veilige looproutes en een zorgvuldig moment voor kransen en bloemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunning aanvragen
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
Sprekers en voordragers bevestigen
2 personen
Muzikanten en zangers bevestigen
2 personen
Wegafzetting reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Stoelen reserveren
Bloemstukken en kransen bestellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Spreekteksten verzamelen
Muziek en geluidsfragmenten testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kransen en bloemen ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Wegafzettingen plaatsen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Vlaggen en vlaggenmasten plaatsen
2 personen
Kransen en bloemen opstellen
2 personen
Kaarsen en herdenkingsmateriaal plaatsen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Programma en bloemen controleren
Herdenkingsprogramma begeleiden
3 personen
Stilte en trompetsignaal begeleiden
2 personen
Kranslegging begeleiden
3 personen
Dranken en koffie serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Wegafzettingen verwijderen
4 personen
Bloemen en materialen opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten en afval afvoeren
2 personen
Herdenkingsmaterialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 2
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenverlichtingskabelsaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlagaantal 2
Vlaggenmastenaantal 2
Herdenkingskransenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Glazen windlichtenaantal 12
Ledkaarsenaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 16
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en eventuele toestemming voor wegafzetting zo vroeg mogelijk aan; controleer uiterlijk vier weken vooraf of de aanvraag compleet is en wie de verkeersregelaars instrueert.
Leg het programma met exacte tijden schriftelijk vast en verzamel spreekteksten, muziek en geluidsfragmenten uiterlijk één week voor de herdenking. Plan daarna een volledige geluidstest met microfoons en luidsprekers.
Reserveer stoelen en controleer de opstelling op toegankelijkheid. Houd minimaal één vrije route voor rolstoelgebruikers en zorg dat kabels met verlengkabels en stekkerdozen geen struikelgevaar vormen.
Plan de opbouw achteruit vanaf het startmoment: wegafzettingen, stoelen, ontvangsttafel en geluidsinstallatie moeten klaar zijn voordat genodigden arriveren. Leg reservebatterijen, ledverlichting en een tweede microfoon binnen handbereik.
Bestel kransen en bloemstukken op tijd en plan het ophalen op de dag zelf met een verantwoordelijke. Controleer daarnaast de weersverwachting 24 uur vooraf, zodat je partytenten, verlichting of een aangepast ontvangstpunt kunt inzetten als dat nodig is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor Dodenherdenking aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf aan. Neem bij de aanvraag ook de locatie, het programma, de verwachte bezoekersaantallen en de geplande wegafzetting mee.
Hoe lang van tevoren moet het programma van Dodenherdenking klaar zijn?: Leg het programma minimaal 4 weken vooraf vast, inclusief sprekers, voordragers, muziek en het moment van de kranslegging. Verzamel alle spreekteksten en geluidsfragmenten uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer test je de geluidsinstallatie voor Dodenherdenking?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal die op de dag zelf vóór de ontvangst. Controleer luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, kabels en reservebatterijen; plan hiervoor minstens 30 minuten.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een herdenking?: Zet voor iedere bevestigde gast één stoel klaar en reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra. Bij 100 verwachte bezoekers betekent dat 110 stoelen, met een vrije, toegankelijke route in de opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.