Checklist pour organiser un Jour du Souvenir
Une cérémonie du Jour du Souvenir demande une préparation précise, même lorsqu’elle ne dure qu’une heure. Il faut réserver le lieu, obtenir les autorisations, coordonner les intervenants et prévoir la sonorisation, les chaises ainsi que la circulation autour du site. Les couronnes, les fleurs et le matériel d’accueil doivent être livrés à temps, puis installés avant l’arrivée du public. Cette checklist de 48 tâches vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les vérifications de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander une autorisation
Fixer le programme et l'horaire
2 personnes
Confirmer les intervenants et les lecteurs
2 personnes
Confirmer les musiciens et les chanteurs
2 personnes
Réserver une fermeture de route
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver des chaises
Commander des compositions florales et des couronnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Rassembler les textes de présentation
Tester la musique et les extraits sonores
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les couronnes et les fleurs
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Mettre en place les déviations
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les drapeaux et les mâts
2 personnes
Installer les couronnes et les fleurs
2 personnes
Placer les bougies et le matériel commémoratif
2 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Guider les visiteurs vers les places assises
3 personnes
Vérifier le programme et les fleurs
Animer le programme commémoratif
3 personnes
Accompagner le silence et le signal de trompette
2 personnes
Superviser le dépôt de la gerbe
3 personnes
Servir les boissons et le café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes
Suivi
Démonter la sono
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Stocker les fleurs et le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les restes et les déchets
2 personnes
Ranger le matériel de commémoration
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tablesqté 6
- Tables hautesqté 4
- Tables pliantesqté 2
- Tentes de réceptionqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Table de mixage
- Pieds de microqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Piles de rechangeqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Câbles d’éclairage extérieurqté 4
Décoration
- Drapeau néerlandaisqté 2
- Mâts de drapeauxqté 2
- Couronnes commémorativesqté 3
- Compositions floralesqté 4
- Photophores en verreqté 12
- Bougies LEDqté 40
- Panneaux d'informationqté 6
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Sécurité
- Barrières de sécuritéqté 12
- Cônes de signalisationqté 16
- Gilets réfléchissantsqté 8
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date, le lieu et l’autorisation nécessaire. Bloquez ensuite le programme et l’horaire afin que les lecteurs, musiciens et chanteurs puissent confirmer leur présence suffisamment tôt.
- Réservez la fermeture de route et préparez les déviations avant le jour de la cérémonie. Prévoyez un briefing séparé pour les bénévoles chargés de réguler la circulation, avec une heure de prise de poste clairement indiquée.
- Testez la sonorisation sur place, avec les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les extraits musicaux. Gardez des piles de rechange, des rallonges et des multiprises disponibles : un câble manquant peut retarder toute la cérémonie.
- Ne laissez pas les couronnes et les compositions florales pour le dernier moment. Organisez leur récupération, leur transport et leur emplacement avant l’installation des chaises, des tables et de la table d’accueil.
- Vérifiez la météo et l’accessibilité quelques jours avant, puis à nouveau la veille. Si des tentes, des lampes LED ou des câbles d’éclairage extérieur sont nécessaires, installez-les en tenant compte des passages et des issues.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un Jour du Souvenir ?
- Commencez les premières réservations au moins 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Les autorisations, la fermeture de route, les intervenants et le matériel de sonorisation sont les éléments qui prennent le plus facilement du retard.
- Quand envoyer les invitations pour le Jour du Souvenir ?
- Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la cérémonie afin de connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
- À quelle heure installer le matériel le jour de la cérémonie ?
- Prévoyez l’accès au site au moins 3 heures avant le début. Cela laisse le temps d’installer les chaises, les déviations, les fleurs, la table d’accueil et la sonorisation, puis de faire un test complet des microphones et de la musique.
- Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’une cérémonie extérieure ?
- Prévoyez des haut-parleurs, des microphones sans fil, une table de mixage, des pieds de micro, des rallonges et des multiprises. Ajoutez des piles de rechange et testez chaque source sonore sur place au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
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