Totengedenken organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Totengedenken braucht einen klaren Ablauf und mehr Vorlauf, als zunächst sichtbar ist. Neben Ort und Genehmigung müssen Redner, Musiker, Straßensperrung, Sitzplätze und Tontechnik verbindlich zugesagt werden. Auch Kränze, Blumen, Einladungen und Anmeldungen gehören früh auf den Plan. Am Veranstaltungstag entscheiden genaue Aufbauzeiten, eingewiesene Verkehrshelfer und ein getestetes Mikrofon darüber, ob die Gedenkveranstaltung ruhig und würdevoll abläuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigung beantragen
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
Sprecher und Vortragsredner bestätigen
2 Personen
Musiker und Sänger bestätigen
2 Personen
Straßensperrung reservieren
Tonanlage reservieren
Stühle reservieren
Blumenarrangements und Kränze bestellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Redetexte sammeln
Musik und Tonaufnahmen testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kränze und Blumen abholen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Straßensperren aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Flaggen und Flaggenmasten aufstellen
2 Personen
Kränze und Blumen aufstellen
2 Personen
Kerzen und Gedenkmaterial aufstellen
2 Personen
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Event
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Programm und Blumen prüfen
Gedenkprogramm begleiten
3 Personen
Stille und Trompetensignal begleiten
2 Personen
Kranzniederlegung begleiten
3 Personen
Getränke und Kaffee servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Besucher sicher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Tonanlage abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Straßensperren entfernen
4 Personen
Blumen und Materialien lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste und Abfall entsorgen
2 Personen
Gedenkmaterialien verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 4
- KlappischeAnz. 2
- PartyzelteAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- AußenbeleuchtungskabelAnz. 4
Dekoration
- Niederländische FlaggeAnz. 2
- FahnenmastenAnz. 2
- GedenkkränzeAnz. 3
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Gläserne WindlichterAnz. 12
- StumpenkerzenAnz. 40
- InfotafelnAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Sicherheit
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 16
- WarnwestenAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane Genehmigungen und eine mögliche Straßensperrung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein. Kläre dabei auch, wer die Verkehrsregelung übernimmt und wann die Sperren aufgestellt werden.
- Bestätige Redner, Musiker und Sänger spätestens 4 Wochen vorher. Sammle die Redetexte anschließend an einem festen Termin und prüfe Musikaufnahmen sowie Mikrofone mindestens 2 Tage vor der Veranstaltung.
- Bestelle Gedenkkränze und Blumenarrangements etwa 3 bis 4 Wochen im Voraus. Lege die Abholzeit fest und bestimme eine Person, die die Blumen am Veranstaltungstag zum Ort bringt.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Für Stühle, Empfangstisch, Beschallungsanlage, Fahnen und Beleuchtung solltest du mindestens 2 Stunden vor dem offiziellen Start vor Ort sein. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel dann vollständig.
- Prüfe Wettervorhersage und Barrierefreiheit spätestens 48 Stunden vorher. Halte für Regen oder Dunkelheit Partyzelte, LED-Lampen und Außenbeleuchtung bereit und berücksichtige ausreichend zugängliche Sitzplätze sowie freie Wege.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Totengedenken organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Straßensperrung, Redner, Musiker und Technik brauchen oft mehrere verbindliche Zusagen.
- Was braucht man für ein Totengedenken?
- Du brauchst unter anderem Sitzplätze, Tische, Tontechnik mit Mikrofonen, Stromversorgung, Beleuchtung, Kränze und Blumen sowie Material für Empfang und Bewirtung. Plane außerdem Einladungen, Anmeldungen, Helfer und die Verkehrsregelung ein.
- Wann sollte man die Einladungen zum Totengedenken verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und den Bedarf an Sitzplätzen zu erfassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Totengedenken?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden Aufbauzeit, wenn Stühle, Empfangstisch, Beschallung, Beleuchtung und Dekoration vorbereitet werden müssen. Bei einer Straßensperrung oder einem größeren Außenbereich solltest du zusätzliche Helfer einplanen.
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