Dodenherdenking organiseren: een complete checklist

Een Dodenherdenking organiseren vraagt vooral om een strak tijdschema en controle van details die je op de dag zelf niet meer kunt oplossen. Reserveer vroeg de locatie, vraag vergunningen aan en leg sprekers, muzikanten en techniek vast. Verzamel teksten en muziek ruim vooraf, zodat het programma gecontroleerd kan worden. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: stoelen, vlag, herdenkingskrans, verlichting, geluidsinstallatie en informatieborden moeten klaarstaan voordat bezoekers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Benodigde vergunningen aanvragen
Geluidsinstallatie reserveren
Sprekers uitnodigen
Muzikanten uitnodigen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bloemstuk bestellen
Teksten van sprekers verzamelen
Muziek en toespraken controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma's laten drukken
Route- en informatieborden maken
2 personen
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen koel opslaan
Programma's en borden klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Verlichting en kabels plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Herdenkingsprogramma uitvoeren
4 personen
Stilte en kranslegging begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Theeglazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Muziekspeler

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Herdenkingskrans
Nederlandse vlag
Zwarte lintenaantal 6
Kaarsenaantal 120
Glazen kaarshoudersaantal 120
Tafellopersaantal 6

Catering

Serveerschalenaantal 8
Opscheptangenaantal 4
dienbladenaantal 6
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Plan de geluidscontrole niet pas vlak voor aanvang. Sluit luidsprekers, microfoons en het mengpaneel aan en test alle spreekteksten en muziek op dezelfde plek waar ze tijdens de herdenking worden gebruikt.
Controleer kabels op looproutes en werk ze af met kabelmatten. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar, zodat je tijdens de opbouw niet hoeft te zoeken naar veilige aansluitingen.
Verzamel de teksten van sprekers en muzikanten uiterlijk enkele dagen vooraf. Controleer namen, volgorde, muziekbestanden en de lengte van toespraken in één doorloop van het programma.
Wijs vrijwilligers per taak toe in plaats van alleen een algemene oproep te doen. Zorg dat iemand bezoekers ontvangt, iemand de sprekers begeleidt en iemand verantwoordelijk is voor techniek en tijd.
Zet koffie, thee en water pas na het controleren van de koelopslag en servies klaar. Gebruik thermoskannen en waterkannen, en leg kopjes, schotels, glazen en lepels op één uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Dodenherdenking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen, sprekers en muzikanten. Plan de definitieve controle van programma, teksten en techniek in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik een vergunning voor Dodenherdenking aanvragen?: Vraag de benodigde vergunningen zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de herdenking. Controleer daarna nog uiterlijk 2 weken vooraf of aanvullende voorwaarden gelden voor geluid, verkeer of openbare ruimte.
Wanneer test je de geluidsinstallatie bij Dodenherdenking?: Sluit de installatie tijdens de opbouw aan en test die minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer afzonderlijk elke microfoon, de muziekspeler, het volume en de verstaanbaarheid vanaf de achterste zitplaatsen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Dodenherdenking?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor techniek, 1 voor de sprekers en 1 voor ontvangst en bewegwijzering. Bij grotere groepen voeg je per extra 50 bezoekers ongeveer 1 begeleider toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.