Checklist pour organiser un Jour du Souvenir
Un Jour du Souvenir demande une préparation précise, car le programme, les prises de parole et les moments de silence doivent s’enchaîner sans improvisation. Cette checklist couvre les réservations, les autorisations, les invitations, la cérémonie, l’accueil et le matériel. Prévoyez aussi le service du café, les compositions florales, les panneaux d’information et la répartition des bénévoles. Le jour J, comptez au moins deux heures pour installer la salle, les chaises, l’éclairage et la sonorisation avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Demander les autorisations nécessaires
Réserver la sono
Inviter les intervenants
Inviter les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander une composition florale
Recueillir les textes des intervenants
Vérifier la musique et les discours
2 personnes
Répartir les bénévoles
Faire imprimer les programmes
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Stocker les courses au frais
Préparer les programmes et les panneaux
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Assurer le programme commémoratif
4 personnes
Animer le silence et le dépôt de gerbe
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Plateauxqté 120
- Verres à théqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Cuillères à caféqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 3
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 8
- Lecteur audio
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lanternesqté 6
Décoration
- Gerbe commémorative
- Drapeau néerlandais
- Rubans noirsqté 6
- Bougiesqté 120
- Porte-bougies en verreqté 120
- Chemins de tableqté 6
Catering
- Plateaux de serviceqté 8
- Pince de serviceqté 4
- plateauxqté 6
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 4
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Conseils
- Commencez les réservations et les demandes d’autorisation au moins 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Le lieu, la sonorisation, les musiciens et les intervenants doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
- Fixez le programme définitif 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez les textes des intervenants à ce moment-là, puis vérifiez chaque discours, morceau de musique et temps de silence dans l’ordre prévu.
- Prévoyez l’accueil séparément de la cérémonie : un bénévole pour les inscriptions, un autre pour orienter les personnes et un portant pour les manteaux. Imprimez environ 10 % de programmes supplémentaires par rapport au nombre d’inscrits.
- Testez la sonorisation avec les vrais microphones et les fichiers audio au moins 60 minutes avant le début. Faites passer les câbles le long des chemins prévus et protégez chaque traversée avec un passe-câble.
- Pour le café et le thé, préparez le service avant l’ouverture du lieu et stockez les achats réfrigérés dès leur réception. Gardez les carafes d’eau, les tasses, les verres et les plateaux sur une table distincte de l’espace de recueillement.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Jour du Souvenir ?
- Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, confirmer les intervenants et les musiciens, puis envoyer les invitations à temps.
- Combien de temps prévoir pour installer une cérémonie du Souvenir ?
- Prévoyez au moins 2 heures sur place avant l’arrivée du public. Il faut installer les chaises et les tables, placer les panneaux et la décoration, raccorder la sonorisation, régler l’éclairage et effectuer un test complet.
- Quand faut-il finaliser le programme et les discours ?
- Finalisez le programme 10 à 14 jours avant la cérémonie et demandez les textes définitifs au plus tard 7 jours avant. Gardez ensuite plusieurs exemplaires imprimés pour les responsables de séance et la sonorisation.
- Combien de programmes imprimer pour un Jour du Souvenir ?
- Imprimez le nombre d’inscrits augmenté d’environ 10 %. Pour 100 participants, prévoyez donc environ 110 programmes, afin de couvrir les visiteurs non inscrits et les exemplaires de réserve.
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