Dodenherdenking organiseren: checklist en planning

Een Dodenherdenking vraagt om een strak programma, zorgvuldige communicatie en een stille, goed begeleide route. Leg eerst datum, locatie en programma vast en werk daarna toe naar vergunningen, sprekers, muziek, kransen en vrijwilligers. Controleer namen en teksten ruim vooraf; een fout op een programma of naambord valt tijdens de plechtigheid direct op. Plan in de laatste week een technische test en een inspectie van de locatie, route en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en route reserveren
2 personen
Vergunningen aanvragen
Sprekers benaderen
Muzikanten en koren vastleggen
Kransdragers uitnodigen
Nabestaanden benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teksten en namen controleren
2 personen
Kransen en bloemen bestellen
Catering bestellen
Verkeersplan afstemmen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Techniek en microfoons testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kransen en bloemen ophalen
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Herdenkingsplek schoonmaken
2 personen
Kransen en bloemen klaarzetten
2 personen
Vlaggen halfstok hangen
2 personen
Routepijlen en informatieborden plaatsen
2 personen
Geluid en stroom aansluiten
2 personen
Licht en kaarsen controleren
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
3 personen
Kranslegging begeleiden
3 personen
Muziek en toespraken begeleiden
3 personen
Twee minuten stilte begeleiden
2 personen
Taptoe en volkslied begeleiden
2 personen
Gasten naar ontvangst begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
Afval verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie en borden verwijderen
2 personen
Geluid en verlichting uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Kransen en bloemen controleren
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 2
Vlaggenmastenaantal 2
Routepijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kransenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Herdenkingskaarsenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer daarna alle namen, functies en voordrachten met de betrokkenen. Laat de definitieve versie pas online en op papier verschijnen na een tweede controle.
Regel vergunningen en het verkeersplan vroeg, zeker wanneer de herdenking een stille tocht of afgesloten route bevat. Stem routepijlen, informatieborden en verkeersbegeleiding uiterlijk in de laatste week met elkaar af.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlengkabels niet pas op de avond zelf. Doe minimaal één volledige repetitie op locatie en leg reservebatterijen klaar voor draadloze microfoons en lantaarns.
Bestel kransen, bloemstukken en herdenkingskaarsen op tijd en plan het ophalen op dezelfde dag als het transport naar de locatie. Wijs vooraf aan wie welke krans draagt en waar die tijdens de ceremonie komt te liggen.
Maak een draaiboek met aankomsttijden voor sprekers, muzikanten, kransdragers, vrijwilligers en EHBO. Reserveer vóór de start tijd voor het plaatsen van stoelen, vlaggen, tafels, techniek en naamkaartjes; juist die opbouw wordt vaak onderschat.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Dodenherdenking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Sprekers, koren, muzikanten en kransdragers hebben daarna nog enkele weken nodig om hun deelname te bevestigen.
Wanneer moet ik de vergunning voor Dodenherdenking aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route, locatie en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Bij een stille tocht, verkeersmaatregelen of gebruik van openbaar terrein kan extra afstemming nodig zijn.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van Dodenherdenking?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor het plaatsen van stoelen, tafels, vlaggen, routeborden, kransen en techniek. Houd daarnaast 30 tot 60 minuten vrij voor een volledige microfoon- en geluidscheck.
Wanneer controleer ik het weer voor Dodenherdenking?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de plechtigheid. Bespreek dan ook de opstelling van verlichting, lantaarns, techniek en eventuele bescherming van programma’s en bloemstukken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.