Checklist pour organiser un Jour du Souvenir

Un Jour du Souvenir demande une coordination précise entre la cérémonie, les déplacements et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, le programme, le lieu et l’itinéraire, puis avancez vers les autorisations, les intervenants et les invitations. Les détails souvent oubliés arrivent ensuite : vérifier les noms et les textes, tester les microphones, prévoir la circulation et organiser l’arrivée des couronnes. Cette checklist rassemble les 63 tâches et les 44 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Contacter les intervenants
Réserver les musiciens et les chorales
Inviter les porteurs de couronnes
Contacter les proches endeuillés
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les textes et les noms
2 personnes
Commander des couronnes et des fleurs
Commander le catering
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Tester la technique et les microphones
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les couronnes et les fleurs
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Nettoyer le lieu commémoratif
2 personnes
Installer les couronnes et les fleurs
2 personnes
Mettre les drapeaux en berne
2 personnes
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’information
2 personnes
Raccorder le son et l’alimentation
2 personnes
Vérifier les lumières et les bougies
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer le programme
3 personnes
Superviser le dépôt de la gerbe
3 personnes
Accompagner la musique et les discours
3 personnes
Observer deux minutes de silence
2 personnes
Animer la levée des couleurs et l’hymne national
2 personnes
Accompagner les invités à l’accueil
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les déchets
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Enlever la décoration et les assiettes
2 personnes
Éteindre le son et l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Vérifier les couronnes et les fleurs
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pieds de microqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 2
Mâts de drapeauxqté 2
Flèches de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 6
Couronnesqté 4
Compositions floralesqté 6
Bougies commémorativesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme, le lieu et l’itinéraire plusieurs semaines à l’avance. Les autorisations et le plan de circulation doivent être réglés avant d’envoyer les invitations.
Confirmez les intervenants, les musiciens, les chorales et les porteurs de couronnes au moins 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Prévenez aussi les proches endeuillés avec des informations identiques.
Demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions, puis transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant l’événement. Prévoyez aussi les tasses, verres, assiettes, cuillères, machines à café, bouilloires et thermos.
Relisez les textes, les noms et le programme avant impression. Préparez les badges, les panneaux d’information et les flèches de direction au plus tard la veille.
Testez les microphones, les pieds, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Vérifiez les prévisions météo, les lampes LED, les lanternes et les piles le jour précédent.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Jour du Souvenir ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la cérémonie. Les premières étapes sont la date, le programme, le lieu, l’itinéraire, les autorisations et les réservations des intervenants.
Quand envoyer les invitations pour un Jour du Souvenir ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement, après confirmation du programme et du lieu. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Quand commander les couronnes et les fleurs ?: Passez la commande au moins 2 à 3 semaines avant la cérémonie. Confirmez la livraison ou le retrait quelques jours avant, puis vérifiez les compositions à leur arrivée sur le site.
Quand tester le matériel sonore ?: Faites un premier test technique la veille et un contrôle rapide le jour même, au moins 90 minutes avant le début. Vérifiez chaque microphone, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et l’alimentation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.