DJ-workshop organiseren: checklist en planning

Een DJ-workshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een paar draaitafels regelen. Je moet deelnemers laten aanmelden, muziekbestanden en software vooraf controleren en voor iedere deelnemer een werkende plek maken. Plan ook tijd voor het testen van speakers, laptops, kabels en stroomvoorziening. Met deze checklist zie je wat je eerst vastlegt, wat je uiterlijk enkele dagen vooraf doet en wat op de workshopdag klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum vastleggen
Locatie en zaal reserveren
DJ-docent vastleggen
Technische apparatuur inventariseren
2 personen
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestigingen versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Muziekbestanden controleren
2 personen
USB-sticks voorbereiden
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Materialen verzamelen
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
DJ-stations aansluiten
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Speakers positioneren
2 personen
Presentatiescherm installeren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Hapjes en dranken klaarzetten
2 personen
Briefing met begeleiders
3 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
DJ-basis demonstreren
Deelnemers over stations verdelen
3 personen
Oefenronde begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Mixtechnieken demonstreren
Praktijkopdracht begeleiden
4 personen
Buffet en drankjes serveren
3 personen
Optredens klaarzetten
3 personen
Deelnemers laten optreden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen en afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
DJ-apparatuur inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Deelnemersinformatie naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

DJ-controllersaantal 6
Laptopsaantal 6
DJ-softwarelicentiesaantal 6
DJ-koptelefoonsaantal 12
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Projector
Projectiescherm
USB-sticksaantal 12
Audio- en stroomkabelsaantal 24
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Laptopstandaardsaantal 6
Reserve-audiokabelsaantal 6
Batterijenaantal 12

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Serveerbladaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Workshopbord
Naamkaartjesaantal 36
Tafelkleedaantal 8
Routebordjesaantal 6
Polsbandjesaantal 36

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum, zaal en DJ-docent eerst vast en werk daarna pas het programma uit. Reserveer per deelnemer een eigen werkplek en tel vooraf hoeveel DJ-controllers, laptops en koptelefoons beschikbaar zijn.
Stuur bevestigingen uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Vraag daarin naar dieetwensen, het programma, de starttijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer muziekbestanden, DJ-softwarelicenties en USB-sticks minimaal 3 dagen vooraf. Test dezelfde bestanden op alle laptops, zodat je niet pas bij de start ontdekt dat een formaat of licentie ontbreekt.
Sluit apparatuur minimaal 2 uur voor ontvangst van de deelnemers aan. Test iedere DJ-station, de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoon en het presentatiescherm afzonderlijk.
Maak kabels zichtbaar en veilig met kabelmatten en leg reserve-audiokabels, batterijen en verlengkabels bij de techniek klaar. Zet de registratietafel, deelnemerslijst, gekoelde dranken en hapjes minstens 30 minuten voor aanvang gereed.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een DJ-workshop organiseren?: Leg de datum, locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je aantallen en dieetwensen op tijd kent.
Hoeveel DJ-apparatuur heb ik nodig per deelnemer?: Reken idealiter op 1 DJ-station per deelnemer of per 2 deelnemers. Een station bestaat minimaal uit een controller, laptop, softwarelicentie en koptelefoon; plan daarnaast 1 reservekabel per type.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een DJ-workshop testen?: Doe een volledige technische test 3 dagen vooraf en sluit alles op de workshopdag 2 uur voor aanvang opnieuw aan. Controleer dan ook stroomgroepen, speakers, software, muziekbestanden en het presentatiescherm.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een DJ-workshop?: Plan minimaal 2 uur voor apparatuur, kabels, speakers en stations en nog 30 minuten voor registratie, hapjes en dranken. Bij meer dan 10 deelnemers is 3 uur opbouw veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.