DJ-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein DJ-Workshop braucht mehr als Controller und Musikdateien. Du musst früh den Raum, die Lehrkraft und das Programm festlegen, danach Anmeldungen und Technik koordinieren. Plane für jede Station passende Kopfhörer, einen Laptop und einen DJ-Controller ein und prüfe alle Anschlüsse vor dem Workshop. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Hallenboden, getestete Geräte und ein klarer Empfang ebenso wie gekühlte Getränke und vorbereitete Materialien.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopdatum festlegen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
DJ-Lehrer festlegen
Technische Ausstattung inventarisieren
2 Personen
Workshopprogramm ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Bestätigungen versenden
Teilnehmerliste ausdrucken
Musikdateien prüfen
2 Personen
USB-Sticks vorbereiten
Geräte testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Hallboden freiräumen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
DJ-Stationen anschließen
3 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Lautsprecher positionieren
2 Personen
Präsentationsbildschirm installieren
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
Snacks und Getränke bereitstellen
2 Personen
Briefing mit Betreuern
3 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Workshop-Programm erläutern
DJ-Basis demonstrieren
Teilnehmende auf die Stationen verteilen
3 Personen
Proberunde begleiten
4 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Mixtechniken demonstrieren
Praxisauftrag betreuen
4 Personen
Buffet und Getränke servieren
3 Personen
Aufführungen vorbereiten
3 Personen
Teilnehmer auftreten lassen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragen und Abschluss übernehmen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
3 Personen
DJ-Equipment einpacken
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Saal reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
Teilnehmerinformationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- DJ-ControllerAnz. 6
- LaptopsAnz. 6
- DJ-SoftwarelizenzenAnz. 6
- DJ-KopfhörerAnz. 12
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- USB-SticksAnz. 12
- Audio- und StromkabelAnz. 24
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 2
- KabelmattenAnz. 12
- LaptopständerAnz. 6
- Ersatz-AudiokabelAnz. 6
- BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 4
- StehlampenAnz. 2
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 36
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- ServiertablettAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- Workshop-Tafel
- NamensschilderAnz. 36
- TischdeckeAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- ArmbänderAnz. 36
Reinigung
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HanddesinfektionsmittelAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Raum, DJ-Lehrkraft und Programm mindestens 6 Wochen vorher fest. So bleibt Zeit, Anmeldeformular und Einladungen rechtzeitig fertigzustellen.
- Plane pro DJ-Station einen Laptop, einen DJ-Controller, Kopfhörer und eine gültige Softwarelizenz ein. Teste Musikdateien und USB-Sticks spätestens 3 Tage vor dem Workshop.
- Prüfe die Stromversorgung am Aufbauort mit ausreichend Verlängerungskabeln und Kabeltrommeln. Sichere Kabel mit Kabelmatten, bevor Teilnehmer den Raum betreten.
- Baue Registrierungstisch, Tische, Stühle und Hocker mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Der Hallenboden sollte frei sein, damit die Stationen und Lautsprecher sicher stehen.
- Kühle Getränke am Vormittag und stelle Snacks, Trinkgläser, Teller und Besteck vor der Ankunft bereit. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestätige sie spätestens eine Woche vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen DJ-Workshop organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vor dem Termin mit Raum, DJ-Lehrkraft und Programm. Die Teilnehmerliste, Bestätigungen und Materialplanung sollten spätestens 7 Tage vorher abgeschlossen sein.
- Wie viele DJ-Stationen brauche ich für einen Workshop?
- Plane eine Station pro praktischer Kleingruppe ein. Für vier Teilnehmer brauchst du mindestens einen Laptop, einen DJ-Controller und einen Kopfhörer pro Station; bei größeren Gruppen ist eine Station für höchstens 4 Personen übersichtlich.
- Wann sollte ich die Technik für den DJ-Workshop testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens 3 Tage vorher durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Strom, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Projektor. Baue die Stationen mindestens 90 Minuten vor Beginn auf.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, DJ-Stationen, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm, Registrierung und Verpflegung. Plane zusätzlich 15 Minuten Puffer für fehlende Kabel oder einen erneuten Gerätetest ein.
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