DJ-workshop organiseren: checklist en planning

Een DJ-workshop staat of valt met de voorbereiding van de werkstations en de apparatuurtest. Leg eerst datum, locatie en docent vast en werk daarna toe naar een definitieve deelnemerslijst en groepsindeling. Verzamel muziekbestanden vooraf en sla ze offline op, zodat de workshop niet afhankelijk is van wifi. Op de dag zelf bouw je de tafels, laptops, controllers, koptelefoons en geluidsinstallatie op en test je elk station voordat de deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
DJ-docent bevestigen
Apparatuurbehoefte bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering locatie controleren
Deelnemerslijst afronden
Programma en indeling maken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Werkstations per groep indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Laptopbatterijen opladen
Muziekbestanden offline opslaan

Event

Locatie openen
2 personen
Werktafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
DJ-werkstations aansluiten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Apparatuur per station testen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Snacks en broodjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshopprogramma toelichten
DJ-basis uitleggen
Mixtechnieken demonstreren
Deelnemers laten oefenen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
2 personen
DJ-battle begeleiden
2 personen
Vrije draaitijd begeleiden
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Apparatuur demonteren
3 personen
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Biertafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

DJ-controllersaantal 6
Laptopsaantal 6
DJ-softwarelicentiesaantal 6
Koptelefoonsaantal 12
Actieve speakersaantal 2
DJ-mixer
Monitor speakersaantal 2
Hoofdtelefoonversterkersaantal 6
USB-sticksaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 6
RCA-kabelsaantal 6
Jack-kabelsaantal 8
USB-kabelsaantal 8
Kabelbindersaantal 30
Gaffer tapeaantal 3
Laptopstandaardsaantal 6
Kabelgotenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 30
Messenaantal 30
Vorkenaantal 30
Theelepelsaantal 30
Serveerkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Workshopbord
Naamstickersaantal 30
Stiftenaantal 6
Programmapostersaantal 6

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per DJ-werkstation een laptop, controller en koptelefoon en wijs vooraf deelnemers per groep toe. Zo hoef je bij binnenkomst niet meer te schuiven met apparatuur of stoelen.
Sla alle muziekbestanden uiterlijk één dag vooraf offline op de laptops of USB-sticks op. Controleer ook of de DJ-softwarelicenties werken en laad iedere laptop volledig op.
Test elk station afzonderlijk met de eigen USB-, audio- en stroomkabels. Houd minimaal 30 minuten voor de ontvangst vrij om kabels, stekkerdozen, speakers en koptelefoons te vervangen als iets niet werkt.
Leg kabels langs vaste looproutes met kabelbinders, kabelgoten en gaffer tape. Laat geen verlengkabel los over een doorgang liggen; dat wordt bij het opbouwen snel over het hoofd gezien.
Rond de deelnemerslijst en dieetwensen enkele dagen vooraf af en zet dranken, snacks en broodjes vóór de start klaar. Reken bij een workshop van drie uur op een drinkmoment bij ontvangst en halverwege, zodat je tijdens de uitleg niet hoeft weg te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een DJ-workshop organiseren?: Leg de locatie en DJ-docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop en rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af.
Hoeveel DJ-werkstations heb ik nodig voor een workshop?: Plan één werkstation per groep en houd de groepen klein genoeg dat iedereen zelf kan oefenen. Bij 12 deelnemers zijn bijvoorbeeld 4 werkstations met 3 deelnemers per station werkbaar; stem het definitieve aantal af met de docent.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een DJ-workshop testen?: Doe een volledige test op de locatie op de dag zelf, minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Controleer per station de laptop, software, controller, koptelefoon, kabels, mixer en speakers; laad laptops en sla muziekbestanden de avond ervoor offline op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een DJ-workshop op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, geluidsinstallatie en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor een afzonderlijke geluidstest en het oplossen van kabel- of softwareproblemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.