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DJ-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein DJ-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Controller und Lautsprecher. Du musst Teilnehmende anmelden, Gruppen und Arbeitsplätze einteilen, Musikdateien vorbereiten und jede Station vor Beginn testen. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Kabel und Offline-Dateien ein – genau diese Punkte werden häufig zu spät erledigt. Mit dieser Checkliste arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge ab und behältst Technik, Verpflegung und Empfang im Blick.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • DJ-Lehrkraft bestätigen

  • Bedarf an Ausrüstung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location-Reservierung prüfen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Programm und Ablauf erstellen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Arbeitsstationen pro Gruppe einteilen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Laptop-Akkus aufladen

  • Musikdateien offline speichern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Arbeits­tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • DJ-Workstations anschließen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung pro Station testen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • DJ-Grundlagen erklären

  • Mixtechniken demonstrieren

  • Teilnehmer üben lassen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    2 Personen

  • DJ-Battle begleiten

    2 Personen

  • Freie Drehzeit betreuen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte abbauen

    3 Personen

  • Ausrüstung sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • BiertischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • DJ-ControllerAnz. 6
  • LaptopsAnz. 6
  • DJ-SoftwarelizenzenAnz. 6
  • KopfhörerAnz. 12
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • DJ-Mixer
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • KopfhörerverstärkerAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • XLR-KabelAnz. 6
  • RCA-KabelAnz. 6
  • Jack-KabelAnz. 8
  • USB-KabelAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 30
  • Gaffer TapeAnz. 3
  • LaptopständerAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 30
  • MesserAnz. 30
  • GabelnAnz. 30
  • TeelöffelAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 4

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • Workshop-Tafel
  • NamensaufkleberAnz. 30
  • StifteAnz. 6
  • Programmatische PosterAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichtsetsAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Gruppengröße fest, bevor du die Arbeitsstationen einteilst. Plane pro Gruppe einen Tisch, ausreichend Sitzplätze, einen Laptop, einen DJ-Controller und Kopfhörer ein.
  • Speichere alle Musikdateien spätestens am Vortag offline und lade die Laptop-Akkus vollständig auf. So bist du nicht darauf angewiesen, dass WLAN oder Steckdosen am Veranstaltungstag funktionieren.
  • Baue die DJ-Workstations mehrere Stunden vor Beginn auf und teste jede Station mit Kopfhörern, Controller, Mixer und Lautsprechern. Prüfe dabei auch XLR-, RCA-, Jack- und USB-Verbindungen.
  • Sichere lose Kabel direkt beim Aufbau mit Kabelbindern, Kabelkanälen und Gaffer Tape. Verlängerungskabel sollten so liegen, dass niemand zwischen Arbeitsplätzen oder zur Musikanlage darüber stolpert.
  • Stelle Getränke und Snacks vor dem Empfang bereit und halte wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck griffbereit. Kläre Ernährungswünsche spätestens mit dem Abschluss der Teilnehmerliste, nicht erst beim Einkauf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen DJ-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und DJ-Lehrkraft. Die Teilnehmerliste und der konkrete Technikbedarf sollten spätestens 7 Tage vor dem Workshop feststehen.
Wie viele DJ-Arbeitsplätze braucht man für einen Workshop?
Plane grundsätzlich einen Arbeitsplatz pro Gruppe ein. Pro Station brauchst du mindestens einen Laptop, einen DJ-Controller und Kopfhörer; die genaue Zahl hängt von Gruppengröße und Ablauf ab.
Wann sollte man die Technik für den DJ-Workshop testen?
Schließe alle Stationen am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn an. Teste jede Verbindung einzeln und speichere die Musikdateien zusätzlich spätestens am Vorabend offline.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines DJ-Workshops?
Rechne für Tische, Stühle, Arbeitsstationen, Musikanlage und Kabel mindestens 2 Stunden ein. Für einen abschließenden Funktionstest und das Bereitstellen von Getränken und Snacks solltest du weitere 30 Minuten reservieren.

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