Discoavond organiseren: checklist en planning

Een discoavond organiseren lukt beter als je eerst de vaste onderdelen vastlegt en daarna pas de details uitwerkt. Reserveer de zaal en geluids- en lichtapparatuur op tijd, zodat je programma niet afhankelijk wordt van wat nog beschikbaar is. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen, oudercontacten en benodigde toestemmingen. In de laatste week draait alles om testen, klaarzetten en een duidelijk draaiboek voor alle vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Thema en dresscode bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Oudercontacten registreren
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reservering geluidsapparatuur maken
Reservering lichtapparatuur maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Decoratieplan maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond zaal afdrukken
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Contant geld klaarleggen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld wegzetten
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Dansvloer markeren
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Hapjestafels inrichten
3 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
EHBO-doos controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Muziek en licht testen
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers aanmelden
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Muziek draaien
2 personen
Lichtshow bedienen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toezicht bij garderobe
2 personen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Fotowand begeleiden
Pauzemuziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Borgmaterialen controleren
2 personen
Locatie netjes opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Discolampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Metallic gordijnenaantal 6
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelkommenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Drankdispensersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk vier weken vooraf de locatie, datum, tijden en reserveringen voor geluids- en lichtapparatuur. Zo houd je nog tijd over om alternatieven te regelen als iets niet beschikbaar is.
Maak het muziekprogramma minstens één week vooraf en zet alle muziekbestanden op de laptop. Test speakers, mengpaneel, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de avond begint.
Gebruik de aanmeldingen niet alleen voor het aantal gasten: noteer ook dieetwensen, oudercontacten en toestemmingen. Controleer deze gegevens opnieuw zodra de inschrijving sluit.
Zet de zaalindeling op papier met ruimte voor dansen, tafels, garderoberekken en apparatuur. Hang pijlen op bij de ingang en controleer of kabels geen looproutes kruisen.
Doe houdbare boodschappen en decoratie uiterlijk één dag vooraf en koel de dranken op tijd. Leg op de avond zelf ook naamkaartjes, contant geld, een afgedrukt draaiboek en een plattegrond klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een discoavond organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met datum, zaal en uitnodigingen. Reserveer geluids- en lichtapparatuur uiterlijk vier weken voor de avond.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een discoavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Tel extra voorraad mee voor vrijwilligers en een langere avond.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een discoavond?: Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen zeven tot tien dagen voor de discoavond. Dan kun je catering, naamkaartjes en dieetwensen nog verwerken.
Wanneer test je de muziek en discolampen?: Test de volledige installatie uiterlijk één dag vooraf en doe op locatie nog een korte controle vóór de gasten binnenkomen. Controleer daarbij ook kabels, statieven en de microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.