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Discoabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Discoabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Saal muss reserviert, die Gästeliste gepflegt und die Technik rechtzeitig getestet werden. Plane Musik, Motto und Dresscode früh, damit Einladungen rechtzeitig verschickt werden können. Berücksichtige außerdem Ernährungswünsche, Elternkontakte und nötige Genehmigungen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zu gekühlten Getränken, fertigem Catering und einem getesteten Licht- und Soundsystem.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Motto und Dresscode festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Elternkontakte erfassen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lichtanlage reservieren

  • Lichttechnik reservieren

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Dekorationsplan erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Saalplan ausdrucken

  • Musikdateien bereitlegen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Bargeld bereitlegen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt wegstellen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Hallboden freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Tanzfläche markieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Snacktische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Erste-Hilfe-Kasten prüfen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Musik und Licht testen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher anmelden

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Musik auflegen

    2 Personen

  • Lichtshow steuern

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Garderobenaufsicht

    2 Personen

  • Tanzfläche betreuen

    2 Personen

  • Fotowand betreuen

  • Die Pausenmusik übernehmen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Musik ausschalten

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Essensreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Lichttechnik zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Sicherungsmaterialien überprüfen

    2 Personen

  • Location sauber übergeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 4
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

  • DiscolampenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • MetallvorhängeAnz. 6
  • Konfettifreie TischdekorationAnz. 8
  • Fotowand
  • Fotowand-AccessoiresAnz. 20
  • HinweispfeileAnz. 10

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • KühlschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • GetränkespenderAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Einlass und Ende fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane zusätzlich mindestens 30 Minuten Puffer für Einlass, Garderobe und verspätete Helfer ein.
  • Reserviere Lichtanlage, Lichttechnik und Veranstaltungsort frühzeitig. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop, Kabel und Discolampen spätestens am Vortag gemeinsam.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche sowie Elternkontakte in einer Liste. Setze etwa 7 Tage vor dem Discoabend eine letzte Rückmeldefrist.
  • Berechne Getränke und Catering nach der bestätigten Personenzahl. Stelle haltbare Speisen und Geschirr am Vortag bereit und lagere gekühlte Getränke erst kurz vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlschränken.
  • Drucke Drehbuch, Saalplan und Hinweispfeile vor dem Veranstaltungstag aus. Teile Freiwillige mit festen Zeiten für Einlass, Garderobe, Technik, Catering und Aufräumen ein, statt Aufgaben spontan zu verteilen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Discoabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal, Motto und Technik. Die Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Discoabend?
Für etwa 30 bis 50 Gäste solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einplanen. Besetze Einlass, Garderobe, Technik, Catering und Aufräumen mit klaren Zeitfenstern; während des Abends sollten mindestens 2 Personen ansprechbar sein.
Wann muss die Disco-Technik getestet werden?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop, Verlängerungskabel und Beleuchtung spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Soundcheck ein.
Wie viel Getränke braucht man für einen Discoabend?
Rechne für das erste Abendstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kaufe die genaue Menge erst nach Ende der Anmeldefrist und halte zusätzlich Wasser bereit.

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