Zo organiseer je een diner dansant

Begin bij de datum, het aantal gasten en een locatie waar je zowel kunt dineren als dansen. Leg daarna catering, muziekprogramma en uitnodigingen vast, zodat je tijdig weet hoeveel eten, servies en zitplaatsen nodig zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk twee weken vooraf en maak daarna de definitieve tafelschikking. In de laatste week controleer je leveringen, glaswerk, muziek en decoratie; op de dag zelf richt je eerst de eetruimte en daarna de dansvloer in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Cateringafspraken bevestigen
2 personen
4
Muziek en dansprogramma bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Muziek afstemmen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Menukaarten opstellen
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Cateringhoeveelheden bevestigen
14
Allergieën aan keuken doorgeven
15
Leveringen en afhaaltijden bevestigen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken en verse producten inkopen
2 personen
19
Servies en glaswerk controleren
2 personen
20
Decoratie sorteren
2 personen
21
Muziekbestanden klaarzetten
22
Naamkaartjes schrijven
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimte ventileren
2 personen
25
Vloer en entree controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Dansvloer vrijmaken
3 personen
29
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
30
Muziek testen
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
33
Tafellinnen uitleggen
3 personen
34
Servies en bestek klaarzetten
4 personen
35
Glazen klaarzetten
3 personen
36
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
37
Dranken koud zetten
3 personen
38
Buffet en bar inrichten
3 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Dinercomponenten voorbereiden
5 personen
41
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Welkomstdrank serveren
3 personen
47
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
48
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
49
Muziek voor ontvangst afspelen
50
Voorgerecht uitserveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Borden ophalen
4 personen
53
Eerste dansblok starten
54
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
56
Tafels tussentijds afruimen
4 personen
57
Tweede dansblok starten
58
Dessert portioneren
3 personen
59
Dessert en koffie serveren
4 personen
60
Koffie en thee bijvullen
2 personen
61
Derde dansblok starten
62
Late snacks presenteren
2 personen
63
Laatste dansblok draaien
64
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

65
Restanten veilig verpakken
3 personen
66
Tafels en bar afruimen
4 personen
67
Servies voorsorteren
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Keuken schoonmaken
4 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Glazen afwassen
3 personen
72
Tafellinnen wassen
2 personen
73
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Meubilair terugplaatsen
4 personen
76
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
77
Apparatuur controleren
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 66
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberek
Kledinghangersaantal 70

Servies

Dinerbordenaantal 75
Diepe bordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Tafelmessenaantal 75
Tafelvorkenaantal 75
Tafellepelsaantal 75
Dessertlepelsaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Bewaarbakkenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 66
Kandelarenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Fotowand
Dansvloerpanelenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het diner en de dansmomenten als één programma. Reserveer na het hoofdgerecht ruimte voor muziek en dans, maar houd minstens 30 minuten speling voor uitloop aan tafel.
Vraag bij de aanmelding naar allergieën en dieetwensen en stuur de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen voor het diner naar de keuken. Zo voorkom je last-minute wijzigingen in de menukaarten.
Tel servies en glaswerk per gang en per gast, plus minimaal 10 procent reserve. Controleer niet alleen dinerborden, maar ook diepe en dessertborden, waterglazen, wijnglazen en koffiekopjes.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten, idealiter 5 tot 7 dagen vooraf. Schrijf naamkaartjes daarna meteen, zodat wijzigingen nog zichtbaar zijn.
Zet muziekbestanden en het dansprogramma uiterlijk de dag voor het diner klaar en test de afspeelvolgorde. Controleer op de locatie ook de entree, garderobe, ventilatie en vrije vloer voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een diner dansant organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, gastenlijst, locatie, catering en muziek. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 2 weken voor het diner.
Hoeveel drank heb je nodig voor een diner dansant?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en stem wijn, champagne en alcoholvrije opties af op het menu en de duur van het programma.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een diner dansant?: Maak de tafelschikking 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Controleer haar nog één keer op de ochtend van het diner, omdat afmeldingen of dieetwensen kunnen veranderen.
Hoeveel servies moet je huren voor een diner dansant?: Neem per gast één exemplaar per gang en per drinkmoment, met ongeveer 10 procent reserve. Voor 50 gasten betekent dat bijvoorbeeld minstens 55 dinerborden, diepe borden en dessertborden, naast de benodigde glazen en koffiekopjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.