Ein Dîner dansant Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Dîner dansant müssen Essen, Tischordnung und Musik genau zusammenspielen. Beginne deshalb mit Datum, Gästeliste und Location und lege danach Menü, Tanzprogramm und Einladungen fest. Zwei bis drei Wochen vor dem Abend werden Anmeldungen, Allergien und Ernährungswünsche verbindlich erfasst. In den letzten Tagen prüfst du Mengen, Geschirr, Getränke und Lieferzeiten, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Service und Musiksteuerung bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Catering-Absprachen bestätigen
2 Personen
4
Musik- und Tanzprogramm festlegen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Musik abstimmen
10
Endgültige Gästeliste erstellen
11
Speisekarten erstellen
12
Tischordnung erstellen
2 Personen
13
Cateringmengen bestätigen
14
Allergien an die Küche weitergeben
15
Lieferungen und Abholzeiten bestätigen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke und frische Produkte einkaufen
2 Personen
19
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
20
Dekoration sortieren
2 Personen
21
Musikdateien bereitlegen
22
Namensschilder schreiben
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Raum lüften
2 Personen
25
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
29
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
30
Musik testen
2 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
33
Tischwäsche auslegen
3 Personen
34
Geschirr und Besteck bereitstellen
4 Personen
35
Gläser bereitstellen
3 Personen
36
Namensschilder platzieren
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
3 Personen
38
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Dinner-Komponenten vorbereiten
5 Personen
41
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

45
Gäste empfangen
3 Personen
46
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
47
Gäste zu den Tischen begleiten
2 Personen
48
Aperitifhäppchen servieren
3 Personen
49
Musik zur Begrüßung abspielen
50
Vorspeise servieren
5 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Teller abholen
4 Personen
53
Ersten Tanzblock starten
54
Hauptgang servieren
5 Personen
55
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
56
Tische zwischendurch abräumen
4 Personen
57
Zweiten Tanzblock starten
58
Dessert portionieren
3 Personen
59
Dessert und Kaffee servieren
4 Personen
60
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
61
Dritten Tanzblock starten
62
Späte Snacks präsentieren
2 Personen
63
Letzten Tanzblock spielen
64
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Reste sicher verpacken
3 Personen
66
Tische und Bar abräumen
4 Personen
67
Geschirr vorsortieren
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Küche reinigen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
4 Personen
71
Gläser spülen
3 Personen
72
Tischwäsche waschen
2 Personen
73
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
76
Tonanlage abbauen
2 Personen
77
Ausrüstung prüfen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 66
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 70

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
Tiefe TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
TafelmesserAnz. 75
TischgabelnAnz. 75
SuppenlöffelAnz. 75
DessertlöffelAnz. 75
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeekannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MesskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3
AufbewahrungsbehälterAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 66
KerzenständerAnz. 8
KunstblumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
Fotowand
TanzbodenplattenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MülleimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästeliste spätestens 14 Tage vor dem Dîner dansant fest. Erst dann lassen sich Cateringmengen, Tischordnung, Namensschilder und die benötigte Anzahl an Tellern und Gläsern zuverlässig planen.
Bestätige Allergien und Ernährungswünsche mindestens eine Woche vor dem Termin schriftlich mit der Küche. Markiere Sonderportionen separat, damit sie beim Servieren nicht untergehen.
Plane den Abend in Blöcken: Aperitif, erster Gang, Hauptgang, Dessert und dazwischen Tanz. Halte für jeden Gang etwa 30 bis 45 Minuten und für die Musikübergänge ein konkretes Signal fest.
Prüfe die Getränkemengen nicht erst beim Einkauf. Stelle Wein-, Wasser- und Champagnergläser bereit und rechne pro Gast mindestens ein Glas je Getränkesorte plus Reserve für Bruch und Nachservice ein.
Öffne die Location mindestens drei Stunden vorher. Lüfte den Raum, kontrolliere Eingang und Boden, stelle Tische und Stühle auf und prüfe Warmhaltebehälter, Kühlung, Servierschalen sowie die vorbereiteten Musikdateien.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dîner dansant organisieren?: Beginne etwa acht bis zehn Wochen vorher mit Datum, Gästeliste und Location. Catering, Musikprogramm und Einladungen sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Dîner dansant verschicken?: Verschicke die Einladungen sechs bis acht Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa drei Wochen vor dem Abend. So bleiben mindestens 14 Tage für Tischordnung, Sonderwünsche und die endgültige Cateringbestellung.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Dîner dansant?: Plane pro Gast je einen Dinner-, tiefen und Dessertteller sowie Besteck für jeden vorgesehenen Gang ein. Bei Gläsern und Tellern sind zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei mehreren Servicephasen.
Wie lange vorher sollte die Location am Veranstaltungstag geöffnet werden?: Rechne mit mindestens drei Stunden Aufbauzeit. Für einen größeren Saal oder ein Menü mit mehreren Gängen sind vier Stunden sicherer, damit Raum, Buffet, Getränke, Tischkarten und Musik ohne Zeitdruck geprüft werden können.

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