Zo organiseer je een dierenveiling

Begin met de dieren en de verkoopvoorwaarden, niet met de aankleding. Leg eerst de veilingdatum vast, open de aanmeldingen en controleer per dier de eigenaar, documenten en benodigde dierenartsafspraken. Regel daarna locatie, verblijven, transport en de veilingmeester. In de laatste fase maak je de catalogus, kavelnummers en registratie klaar en instrueer je vrijwilligers en dierverzorgers. Zo voorkom je dat een dier wel in de catalogus staat, maar nog geen geldig document, verblijf of transport heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Dierenlijst opstellen
2 personen
7
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
8
Eigenaarsgegevens controleren
2 personen
9
Dierdocumenten opvragen
2 personen
10
Dierenartsafspraken maken
11
Locatie reserveren
12
Dierenverblijven reserveren
13
Transportafspraken maken
2 personen
14
Veilingmeester vastleggen
15
Betaalmogelijkheden bepalen
2 personen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Veilingcatalogus maken
2 personen
18
Catalogus laten drukken
19
Kavelnummers toewijzen
2 personen
20
Veilingkaarten voorbereiden
2 personen
21
Dierenlabels maken
2 personen
22
Risico-instructies opstellen
2 personen
23
Dierverzorgers instrueren
3 personen
24
Bezoekersinformatie versturen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dierenverblijven controleren
2 personen
28
Dierenvervoer bevestigen
29
Locatie vooraf inspecteren
2 personen
30
Dierenwelzijnspunten nalopen
2 personen

Event

31
Dieren ontvangen
4 personen
32
Dieren identificeren
3 personen
33
Dieren documenteren
2 personen
34
Dieren controleren
3 personen
35
Dieren veilig huisvesten
4 personen
36
Terrein afzetten
3 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Stoelen opstellen
3 personen
39
Registratiebalie inrichten
2 personen
40
Veilingtafel inrichten
2 personen
41
Catering opstellen
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Geluid controleren
2 personen
45
Veilingmaterialen klaarleggen
2 personen
46
Registratieteam briefen
2 personen
47
Dierenteam briefen
4 personen
48
Veilingmeester briefen
2 personen
49
Bezoekers registreren
4 personen
50
Veilingkaarten uitgeven
2 personen
51
Veiling openen
2 personen
52
Veilingregels toelichten
53
Kavels presenteren
4 personen
54
Biedingen registreren
3 personen
55
Dieren rustig houden
4 personen
56
Dieren water geven
3 personen
57
Dranken serveren
3 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Verkoopresultaten noteren
2 personen
62
Betalingen verwerken
3 personen
63
Koopbewijzen uitgeven
2 personen
64
Dieren aan kopers overdragen
4 personen
65
Dierenvervoer begeleiden
3 personen
66
Niet-verkochte dieren registreren
2 personen
67
Laatste bezoekers uitchecken
2 personen
68
Dierenverblijven afsluiten
3 personen

Nazorg

69
Servies afwassen
3 personen
70
Catering opruimen
3 personen
71
Veilingmaterialen verzamelen
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Dierenverblijven reinigen
3 personen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Openstaande betalingen opvolgen
77
Verkoopdocumenten archiveren
78
Eigenaars informeren
79
Kopersdocumenten versturen
80
Dieropvolging vastleggen
2 personen
81
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Kleedjesaantal 10

Dierenverzorging

Dierenverblijvenaantal 20
Transportboxenaantal 12
Waterbakkenaantal 25
Voerbakkenaantal 20
Drinkemmersaantal 10
Hooibakkenaantal 10
Bodembedekkingaantal 20
Halsbandenaantal 12
Lijnstukkenaantal 12
Dierenborstelsaantal 6
Handdoekenaantal 20
Reismandenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 10

Registratie

Registratiebalie
Naamkaartjesaantal 100
Veilingkaartenaantal 100
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 30
Kavelstickersaantal 100
Catalogiaantal 100
Koopbewijzenaantal 100
Geldkist
Pinapparaat

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Heklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Poepgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dierenadministratie vroeg: vraag eigenaarsgegevens en dierdocumenten direct na aanmelding op en controleer ontbrekende stukken uiterlijk enkele weken voor de veiling.
Reserveer dierenverblijven en transport tegelijk met de locatie. Tel per dier een passend verblijf, waterbak, voerbak en voldoende bodembedekking mee; materiaal dat pas op de veilingdag wordt gezocht, zorgt snel voor vertraging.
Maak de catalogus pas definitief nadat de dierenlijst, kavelnummers en verkoopvoorwaarden zijn gecontroleerd. Laat de catalogus daarna drukken en houd enkele exemplaren achter voor wijzigingen op de dag zelf.
Richt de registratiebalie in met veilingkaarten, clipboards, pennen, koopbewijzen, een geldkist en een pinapparaat. Test de betaalmogelijkheden minimaal één dag vooraf en leg vast wie betalingen en overdracht controleert.
Geef bezoekersinformatie en risico-instructies vooraf door en hang waarschuwingsborden en afzethekken zichtbaar op. Plan per verzorgingszone een verantwoordelijke en laat alle dierverzorgers vóór opening weten wie wanneer controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dierenveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je aanmeldingen verwerken, documenten controleren, dierenartsafspraken maken en transport, verblijven en de veilingmeester vastleggen.
Wanneer moet ik de dierenlijst en catalogus maken?: Maak een voorlopige dierenlijst zodra de aanmeldingen openen en sluit de definitieve lijst ongeveer 2 weken voor de veiling. Wijs daarna de kavelnummers toe en laat de catalogus drukken, zodat wijzigingen niet tot het laatste moment doorlopen.
Welke documenten heb je nodig voor een dierenveiling?: Dat hangt af van de diersoort en de overdracht, maar controleer per dier minimaal de eigenaarsgegevens en de vereiste dierdocumenten. Vraag ontbrekende documenten uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf op en leg verkoopvoorwaarden en koopbewijzen klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dierenveiling?: Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie en betalingen, één voor de veilingmeester en per verzorgingszone één dierverzorger. Bij meerdere verblijven is een extra reservekracht verstandig, zodat verzorging en overdracht niet tegelijk onbezet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.