Cómo organizar una subasta de animales sin perder el control

Una subasta de animales necesita dos planes coordinados: el de la venta y el del cuidado de los animales. Empieza cerrando la fecha, el lugar y la lista provisional de lotes; después verifica propietarios, documentos, veterinario y transporte. Con al menos dos semanas de margen, prepara el catálogo, las condiciones de venta y el sistema de pagos. El día del evento, separa claramente registro, animales, subasta y recogida para evitar esperas y errores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha de la subasta
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Elaborar la lista de animales
2 personas
7
Redactar las condiciones de venta
2 personas
8
Comprobar los datos de los propietarios
2 personas
9
Solicitar documentos de los animales
2 personas
10
Concertar citas con el veterinario
11
Reservar el lugar
12
Reservar alojamientos para animales
13
Concertar los acuerdos de transporte
2 personas
14
Contratar al subastador
15
Determinar las opciones de pago
2 personas
16
Programar voluntarios
2 personas
17
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
18
Mandar imprimir el catálogo
19
Asignar números de lote
2 personas
20
Preparar las tarjetas de subasta
2 personas
21
Hacer etiquetas para animales
2 personas
22
Elaborar instrucciones de riesgo
2 personas
23
Instruir a los cuidadores de animales
3 personas
24
Enviar información a los visitantes
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
28
Confirmar el transporte de animales
29
Inspeccionar previamente la ubicación
2 personas
30
Revisar los puntos de bienestar animal
2 personas

Evento

31
Recibir a los animales
4 personas
32
Identificar a los animales
3 personas
33
Documentar animales
2 personas
34
Comprobar los animales
3 personas
35
Alojar a los animales de forma segura
4 personas
36
Cerrar el recinto
3 personas
37
Montar mesas
3 personas
38
Colocar las sillas
3 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Montar la mesa de subasta
2 personas
41
Organizar el catering
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Comprobar el sonido
2 personas
45
Preparar el material de la subasta
2 personas
46
Informar al equipo de registro
2 personas
47
Informar al equipo de animales
4 personas
48
Informar al subastador
2 personas
49
Registrar a los visitantes
4 personas
50
Entregar tarjetas de subasta
2 personas
51
Abrir la subasta
2 personas
52
Explicar las reglas de la subasta
53
Presentar lotes
4 personas
54
Registrar pujas
3 personas
55
Mantener tranquilos a los animales
4 personas
56
Dar agua a los animales
3 personas
57
Servir las bebidas
3 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Anotar los resultados de ventas
2 personas
62
Procesar pagos
3 personas
63
Emitir los comprobantes de compra
2 personas
64
Entregar los animales a los compradores
4 personas
65
Acompañar el transporte de animales
3 personas
66
Registrar animales no vendidos
2 personas
67
Cerrar la salida de los últimos visitantes
2 personas
68
Cerrar los recintos de animales
3 personas

Seguimiento

69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger el catering
3 personas
71
Reunir el material de la subasta
2 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Limpiar los recintos de los animales
3 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
77
Archivar documentos de venta
78
Informar a los propietarios
79
Enviar la documentación a los compradores
80
Registrar el seguimiento de los animales
2 personas
81
Recopilar gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 10

Cuidado de animales

Recintos de animalescant. 20
Cajas de transportecant. 12
Bandejas de aguacant. 25
Cuencos para comidacant. 20
Cubos para bebidascant. 10
Pesebres de henocant. 10
Cobertura del suelocant. 20
Lanyardscant. 12
Tramos de líneacant. 12
Cepillos para animalescant. 6
Toallascant. 20
Cestas de viajecant. 8
Vallas de separacióncant. 20
Señales de advertenciacant. 10

Registro

Mostrador de registro
Tarjetas de nombrecant. 100
Cartas de subastacant. 100
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas de lotescant. 100
Catálogoscant. 100
Comprobantes de compracant. 100
Caja registradora
Máquina de sellado

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Luces de vallacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Teterascant. 3
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Recogedores de excrementoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de animales antes de imprimir el catálogo. Comprueba los datos de cada propietario, asigna un número de lote y deja por escrito cualquier condición especial de venta.
Solicita los documentos y las citas veterinarias con varias semanas de antelación. Un animal sin documentación completa puede bloquear su lote el mismo día de la subasta.
Organiza el transporte y el alojamiento antes de publicar la información definitiva. Calcula un recinto, agua, comida y cobertura del suelo para cada grupo de animales, además de cajas o cestas para los traslados.
Prepara el registro como un flujo separado: inscripción, número de subasta, catálogo, comprobante de compra y pago. Ten una persona dedicada a resolver incidencias y confirma por escrito las opciones de pago antes de abrir las inscripciones.
Haz una prueba técnica y operativa al menos un día antes. Comprueba micrófono y altavoces, coloca las tarjetas de lote y las etiquetas, revisa las instrucciones de riesgo y explica a los cuidadores quién puede mover cada animal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de animales?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contratar al subastador, verificar documentos, concertar citas veterinarias y cerrar transporte y alojamiento.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de animales y asignar los lotes?: Cierra la lista definitiva al menos 10 días antes de la subasta. Así puedes comprobar los datos de propietarios, asignar números, preparar etiquetas y mandar imprimir el catálogo sin cambios de última hora.
¿Qué documentación necesitan los animales para una subasta?: Reúne la documentación disponible de cada animal y verifica los requisitos veterinarios aplicables antes de aceptarlo como lote. Haz la comprobación como mínimo 2 semanas antes y registra cualquier documento pendiente.
¿Cómo organizar el registro y los pagos el día de la subasta?: Abre el registro entre 60 y 90 minutos antes del comienzo. Entrega el número de subasta y el catálogo, explica las opciones de pago y prepara comprobantes para cada compra antes de que los animales salgan del recinto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.