Dierenopvangactie organiseren: checklist en planning

Een dierenopvangactie vraagt om meer dan een donatiepunt en wat informatieborden. Je stemt diereninformatie, gezondheid en rustplekken af op de bezoekersstroom, terwijl vrijwilligers, catering en donaties tegelijk moeten werken. Begin met reservering, uitnodigingen en aanmeldingen en werk daarna naar de inrichting toe. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je op tijd controleert en welke spullen op de actiedag snel vergeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Actie online publiceren
2 personen
Buitenruimte reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster bevestigen
Dierenlijst selecteren
2 personen
Gezondheidsinformatie controleren
2 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Materialenvoorraad controleren
2 personen
Donatieformulier klaarzetten
QR-code voor donaties testen
Informatieborden printen
Diereninformatie lamineren
Boodschappen doen
2 personen
Dierenvoer klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligersinstructies printen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Dierenrustplek inrichten
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Diereninformatie uitstallen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Diereninformatie toelichten
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dierenrust bewaken
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Dieren terugbrengen
3 personen

Nazorg

Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Donatiebedrag veilig overdragen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Dierenverblijven nalopen
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Klapkratjesaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Dierenfoto'saantal 20
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 80

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Draagbare opladersaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

Batterijlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Catering

Donatieboxenaantal 3
Betaalterminalsaantal 2
Serveerbestekaantal 12
Boodschappen

Dierenverzorging

Waterbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Transportmandenaantal 6
Halsbandenaantal 10
Riemenaantal 10
Handdoekenaantal 20
Hondenpoepzakdispensersaantal 4

Tips

Plan de dierenlijst niet pas op de actiedag: controleer vooraf de gezondheidsinformatie en bepaal welke dieren geschikt zijn voor contact met bezoekers. Richt daarnaast een dierenrustplek in waar dieren zich kunnen terugtrekken.
Test de QR-code voor donaties uiterlijk één dag vooraf met een andere telefoon. Leg het donatieformulier ook klaar; een QR-code zonder werkende internetverbinding of alternatief kost direct bijdragen.
Maak het vrijwilligersrooster concreet met starttijden en rollen. Print de instructies en wijs iemand aan voor dieren, iemand voor het donatiepunt en iemand voor catering en opruimen.
Controleer buiten vooraf of partytenten, tafels en verlengkabels passen bij de beschikbare ruimte. Neem stekkerdozen en draagbare opladers mee, zodat de mobiele geluidsset en donatieapparatuur niet stilvallen.
Zet dranken koud voordat de bezoekers komen en houd dierenvoer gescheiden van hapjes en servies. Voorzie de cateringtafel van herbruikbare bekers, borden en bestek en plan emmers en dweilen voor morsen en modder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenopvangactie organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de buitenruimte, uitnodigingen en de online publicatie. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, het vrijwilligersrooster en de controle van dieren en materialen.
Hoe richt ik een dierenopvangactie veilig in?: Houd dierenverblijven en de dierenrustplek buiten de drukste looproute en laat bezoekers niet zonder begeleiding bij de dieren. Controleer de gezondheidsinformatie vooraf en reserveer minstens één vrijwilliger voor toezicht.
Wanneer moet ik de donatie-QR-code testen?: Test de QR-code uiterlijk 24 uur voor de actie op minstens twee telefoons. Leg daarnaast een geprint donatieformulier klaar, zodat doneren ook werkt als internet of een telefoon uitvalt.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Bouw eerst de partytenten, tafels en dierenrustplek op en controleer daarna stroom en geluidsapparatuur. Zet vervolgens het donatiepunt, de informatieborden en de cateringtafel klaar voordat de bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.